Audit door eerste partij

Audit door eerste partij: Is bijvoorbeeld ISO 9001, doelstellingen, Doel. De wereld van kwaliteitsmanagement kent veel verschillende soorten audits – zo veel dat sommige mensen in de war raken tussen de:

Als je er rekening mee houdt dat audittitels hetzelfde kunnen aangeven, kan er miscommunicatie ontstaan en blijven veel mensen in het ongewisse. Laten we enkele termen uitleggen om de verwarring weg te nemen.

Interne audits zijn een andere term voor first-party audits. Dit is wanneer een vertegenwoordiger van het kantoor een proces of een reeks processen in het kwaliteitsmanagementsysteem controleert om te controleren of deze voldoen aan de procedures van het bedrijf.

Deze persoon kan een werknemer van het bedrijf zijn of iemand die in dienst is van het bedrijf om interne audits uit te voeren, zoals een consultant, maar de cruciale factor is dat hij optreedt namens het bedrijf in plaats van een klant of certificeringsinstantie.

Inhoud

Wat is een first party audit?

Audit door eerste partij, De first party audit wordt uitgevoerd door auditors die in dienst zijn van de te auditeren organisatie, maar die geen enkel belang hebben bij de resultaten van de audit.

First-party audits zijn beter bekend als interne audits. De interne audits van een bedrijf worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat processen en verzamelingen processen voldoen aan de interne normen en criteria.

Naast het beoordelen van de prestaties van het kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) van een bedrijf en het bewaken van de naleving ervan, kan interne audit ook worden gebruikt om de naleving van het QMS te volgen. Deze audits worden meestal uitgevoerd door interne auditors. De kosten van first-party audits zijn inbegrepen in de Cost of Quality.

ISO 9001

In feite kunt u uw processen het meest effectief laten onderzoeken door een objectief paar ogen door gebruik te maken van het ISO 9001 Internal Audit-proces. Ze kunnen u helpen bij het identificeren van gebieden die verbetering behoeven, evenals uw zelfgenoegzaamheid, zodat uw proces soepeler, sneller en efficiënter verloopt.

Hieronder staan de vijf belangrijkste stappen voor het uitvoeren van een interne audit volgens ISO 9001, evenals hoe deze kunnen worden gebruikt om verbeteringsinspanningen bij interne proceseigenaren te vergemakkelijken.

Het auditschema plannen

Een algemeen auditschema dat direct beschikbaar is om iedereen te laten weten wanneer elk proces in de volgende cyclus zal worden gecontroleerd, is een belangrijk aspect van een sterk proces (meestal een jaarlijks schema).

Als u geen plan hebt en vertrouwt op verrassingsaudits, zal het senior management het bericht sturen dat “we ons personeel niet vertrouwen”. Door de auditintenties openbaar te maken, wordt het bericht naar de proceseigenaren gestuurd dat de auditors er zijn om hen bij te staan.

De procesaudit plannen

Het identificeren wanneer de individuele procesaudit zal plaatsvinden, is de eerste fase van het voorbereiden van een individuele procesaudit. Hoewel het bovenstaande plan meer als richtlijn dient om aan te geven hoe vaak en in het algemeen wanneer processen zullen worden gecontroleerd, kunnen de auditor en de proceseigenaar door de bevestiging bepalen hoe en wanneer het proces moet worden geëvalueerd.

Een auditor hier kan eerdere audits beoordelen om te bepalen of er opmerkingen of zorgen zijn die moeten worden aangepakt, en een proceseigenaar hier zal de auditor vertellen of er gebieden zijn waar hij of zij hulp nodig heeft bij het vinden van informatie. Door het ontwikkelen van een auditplan zorg je ervoor dat de audit ten goede komt aan de proceseigenaar.

Uitvoeren van de audit

Het is belangrijk dat de proceseigenaar en de auditor elkaar binnen enkele dagen na een geplande audit ontmoeten om ervoor te zorgen dat het auditplan compleet en uitvoerbaar is.

Een auditor kan informatie verkrijgen door records te bekijken, werknemers te interviewen, procesgegevens te analyseren of zelfs het proces tijdens een audit in werking te zien.

We hopen dat we bewijs kunnen verzamelen dat dit proces goed werkt binnen het QMS en het gewenste resultaat bereikt. Een auditor kan een proceseigenaar van grote dienst zijn door te wijzen op delen van een proces die met wat aanpassingen kunnen worden verbeterd, en ook door regio’s te identificeren die geen bewijs hebben dat ze ook goed werken.

Rapportage over de audit

Afspraak met de proceseigenaar aan het einde van het proces zorgt ervoor dat informatie niet vertraagd wordt. Voor de proceseigenaar zal het interessant zijn of er aandachtspunten zijn en of deze moeten worden aangepakt, en of er nog verbeterpunten zijn.

Het moet zo snel mogelijk worden opgevolgd met een schriftelijke vastlegging, zodat de informatie permanenter kan worden gemaakt en kan worden gebruikt voor toekomstig gebruik. Een interne audit is voordeliger voor de proceseigenaar als deze niet alleen de gebieden identificeert die niet voldoen, maar ook de gunstige aspecten en potentiële gebieden voor verbetering. Verbetering van het proces is dan mogelijk.

Opvolgen van gevonden problemen of verbeteringen

Naast vele andere onderdelen van de standaard speelt de opvolging een cruciale rol. Na de identificatie van een probleem en het uitvoeren van herstelstappen, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het probleem ook daadwerkelijk wordt opgelost.

Voor een succesvolle interne audit, focus op procesverbetering

Wanneer interne audits erop gericht zijn het bedrijf te helpen processen te verbeteren in plaats van alleen naleving te handhaven, kunnen ze waardevoller zijn.

Een ISO9001-kwaliteitsmanagementsysteem legt de nadruk op procesverbetering en zou een primaire motivator moeten zijn voor elk bedrijf dat een kwaliteitsmanagementsysteem wil opzetten. Procesverbetering is niet alleen goed voor het verbeteren van de efficiëntie, maar het is ook goed om tijd en geld te besparen.

Interne audits van het QMS kunnen aanzienlijke procesverbeteringen opleveren als ze op de juiste manier worden afgehandeld. In plaats van slechts een “noodzakelijk kwaad”, kunnen ze de algehele kwaliteit van het QMS verbeteren.

Doelen

Een krachtig first-party of intern auditproces stelt u in staat om te vergelijken wat er feitelijk in uw dagelijkse bedrijfsvoering gebeurt met uw gedocumenteerde regels, procedures, werkinstructies of kwaliteitssystemen.

Door een first-party audit te laten uitvoeren, kunt u bepalen of u doet wat u heeft beloofd om de kwaliteit te behouden en te voldoen aan veiligheids- en regelgevende normen. Door een first-party audit te laten uitvoeren, kunt u ervoor zorgen dat:

Analyseer uw kwaliteitsmanagementproces op mogelijke zwakke punten

En eventuele onderliggende problemen identificeren die kunnen leiden tot niet-naleving
Besteed aandacht aan manieren waarop u verspilling in uw processen kunt elimineren
Corrigerende en preventieve maatregelen nemen voor eventuele non-conformiteiten

Zorgen voor een consistente toepassing van kwaliteitscontroles en -systemen

In een goed gepland, geïmplementeerd en onderhouden interne auditproces helpen de interne audits de kwaliteitskosten te verlagen en een aanzienlijke waarde toe te voegen aan het kwaliteitsmanagementproces.

Doel

De voorbereidingsstap First Party Audits omvat een checklist om ervoor te zorgen dat u goed voorbereid bent voor de eigenlijke audit, maar vergeet niet dat de meest kritieke fase van auditprestaties op de lange termijn een nuttige aanvulling is op het bedrijf.

Alvorens met de audit te beginnen, moet een First Party-auditor ervoor zorgen dat de volgende taken zijn vervuld:

Het team op de hoogte stellen

Belanghebbenden en auditees ruim van tevoren e-mailen en uitleggen waarom auditing belangrijk is. Auditprocedures die u moet implementeren, zullen niet effectief zijn zonder de gecontroleerde hiervan op de hoogte te stellen. Het zal een verspilling van tijd en geld zijn voor zowel auditors als auditees.

Bovendien kan het zo negatief worden dat het, in plaats van te worden gezien als een oefening voor vooruitgang, zelfs kan worden beschouwd als een oefening om fouten te vinden.

Selectie van hoofdauditor en auditorsteam

Het kiezen van auditorsteams moet gebaseerd zijn op de grootte van de faciliteit die door hen wordt gecontroleerd. Dit komt bovenop het aantal gebieden dat ze tijdens de audit zullen bezoeken. Teamleden van de auditors moeten alle fundamentele processen tot in detail begrijpen.

Vaak zijn first-party auditors werknemers van het bedrijf die ook lid zijn van het auditteam. De praktijk van externe audits heeft over het algemeen de voorkeur van minder bedrijfseigenaren die auditors van externe bureaus inhuren.

Beoordeling van procesdocumentatie

Om de proces documentatie te analyseren en preventieve en corrigerende maatregelen te nemen, meten ze bovendien de beschikbaarheid van gegevens en bijbehorende garanties.

Kennis van het verleden en heden is essentieel. Om het begrip van een auditrapport te verbeteren, moeten auditors andere teamleden en/of procesoperators leren kennen.

Terwijl u informatie verzamelt over het documentatieproces, kunt u de procesgebieden en problemen kiezen die zich op weg naar voltooiing voor het team zullen voordoen.

Audit succesvoller en effectiever maken

Bereid je goed voor door niets als vanzelfsprekend aan te nemen. Maak uzelf vertrouwd met hoe alles werkt om u ten volle te kunnen ontwikkelen.

Ontdek hoe machinebedieners presteren, onder welke omstandigheden ze presteren en of ze enthousiast zijn over het adopteren van de cultuur van continu verbeteren.