Førstepartsrevision

Førstepartsrevision: Er, eksempel, iso 9001, mål, formål. Kvalitetsstyringsverdenen har mange forskellige typer af audits – så mange, at nogle mennesker bliver forvirrede mellem kategorierne.

Når man tager i betragtning, at revisionstitler kan indikere det samme, kan der opstå misforståelser, og mange mennesker forbliver i mørket. For at fjerne forvirringen, lad os forklare nogle begreber.

Interne audits er en anden betegnelse for førstepartsaudits. Det er, når en repræsentant fra firmaet auditerer en proces eller et sæt processer i kvalitetsstyringssystemet for at kontrollere, at de er i overensstemmelse med virksomhedens procedurer.

Denne person kan være en ansat i virksomheden eller en, der er ansat af firmaet til at udføre interne audits, f.eks. en konsulent, men den afgørende faktor er, at de handler på vegne af virksomheden snarere end en kunde eller certificeringsmyndighed.

Hvad er en førstepartsrevision?

Førstepartsrevision udføres af revisorer, der er ansat af den organisation, der revideres, men de har ingen egeninteresse i resultaterne af revisionen.

Førstepartsrevisioner er mere almindeligt kendt som interne revisioner. En virksomheds interne audits udføres for at sikre, at processer og samlinger af processer opfylder dens interne standarder og kriterier.

Ud over at vurdere effektiviteten af en virksomheds kvalitetsstyringssystem (QMS) og overvåge overholdelsen af det, kan intern auditering også bruges til at spore overholdelsen af QMS. Disse revisioner udføres oftest af interne revisorer. Omkostningerne til førsteparts-audits er inkluderet i kvalitetsomkostningerne.

Iso 9001

Faktisk kan du få et par objektive øjne til at undersøge dine processer mest effektivt ved at bruge ISO 9001 Internal Audit-processen. De kan hjælpe dig med at identificere områder, der skal forbedres, samt din selvtilfredshed, så din proces kører mere glat, hurtigere og mere effektivt.

Nedenfor er angivet de fem primære trin til gennemførelse af en intern audit i henhold til ISO 9001, samt hvordan de kan bruges til at lette forbedringsindsatsen blandt interne procesejere.

Planlægning af revisionsplanen

En overordnet revisionsplan, der er let tilgængelig, så alle ved, hvornår hver proces vil blive revideret i løbet af den næste cyklus, er et vigtigt aspekt af en stærk proces (normalt en årlig plan).

Hvis du ikke har en plan og er afhængig af uanmeldte audits, vil den øverste ledelse sende et signal om, at “vi stoler ikke på vores personale”. Ved at offentliggøre hensigterne med revisionen sender man et budskab til procesejerne om, at revisorerne er der for at hjælpe dem.

Det er muligt for procesejere at arrangere, at eventuelle forbedringsinitiativer, de implementerer, falder sammen med auditten, hvilket giver dem mulighed for at indsamle nyttige oplysninger om implementeringen eller at bede auditorerne om at hjælpe med dataindsamling for andre planlagte ændringer.

Planlægning af procesaudit

Det første trin i forberedelsen af en individuel procesaudit er at identificere, hvornår den individuelle procesaudit skal finde sted. Selvom ovenstående plan mere tjener som en retningslinje for, hvor ofte og generelt hvornår processer skal auditeres, kan auditøren og procesejeren gennem bekræftelsen bestemme, hvordan og hvornår processen skal evalueres.

En auditor her kan gennemgå tidligere audits for at afgøre, om der er kommentarer eller bekymringer, der skal tages op, og en procesejer her vil fortælle auditoren, om der er områder, han eller hun har brug for hjælp til at finde information. Ved at udvikle en auditplan sikrer du, at auditten kommer procesejeren til gode.

Gennemførelse af audit

Det er vigtigt, at procesejeren og auditoren mødes inden for få dage før en planlagt audit for at sikre, at auditplanen er komplet og klar til udførelse.

En auditor kan indhente oplysninger ved at gennemgå optegnelser, interviewe medarbejdere, analysere procesdata eller endda se processen i drift under en audit.

Vi håber, at vi vil være i stand til at indsamle bevis for, at denne proces fungerer korrekt inden for QMS og opnår det ønskede resultat. En auditor kan være til stor hjælp for en procesejer ved at påpege dele af en proces, der kan forbedres med nogle justeringer, samt identificere områder, der ikke har noget bevis for, at de også kører korrekt.

Rapportering om revisionen

Mødet med procesejeren i slutningen af processen sikrer, at informationen ikke bliver bremset. Det er interessant for procesejeren at vide, om der er områder, der giver anledning til bekymring, og om de skal løses, samt om der er områder, der kan forbedres.

Det bør følges op med en skriftlig optegnelse så hurtigt som muligt, så informationen kan gøres mere permanent og bruges til fremtidig reference. En intern audit vil være mere gavnlig for procesejeren, hvis den ikke kun identificerer de områder, der ikke er i overensstemmelse, men også de positive aspekter og potentielle områder for forbedring. Derefter vil det være muligt at forbedre processen.

Opfølgning på fundne problemer eller forbedringer

Ud over mange andre områder i standarden spiller opfølgning en afgørende rolle. Efter identifikationen af et problem og implementeringen af afhjælpningstrin er det vigtigt at sikre, at problemet rent faktisk er løst.

Det faktum, at auditmuligheder har resulteret i procesforbedringer, er en stærk motivationsfaktor for fremtidige ændringer, når man ser, hvor meget processen er blevet forbedret.

For en vellykket intern audit skal du fokusere på procesforbedring

Når interne audits fokuserer på at hjælpe virksomheden med at forbedre processer i stedet for blot at opretholde compliance, kan de være mere værdifulde.

Et ISO9001 kvalitetsstyringssystem lægger vægt på procesforbedring, og det bør være en primær motivationsfaktor for enhver virksomhed, der ønsker at etablere et kvalitetsstyringssystem. Procesforbedringer er ikke kun gode til at forbedre effektiviteten, men også til at spare tid og penge.

Audits internt i QMS kan medføre betydelige procesforbedringer, hvis de håndteres korrekt. I stedet for blot at være et “nødvendigt onde” kan de forbedre den overordnede kvalitet af QMS.

Målsætninger

En effektiv førsteparts- eller intern auditproces giver dig mulighed for at sammenligne det, der rent faktisk foregår i din daglige drift, med dine dokumenterede regler, procedurer, arbejdsinstruktioner eller kvalitetssystemer.

En førstepartsaudit kan hjælpe dig med at afgøre, om du gør det, du har lovet at gøre for at opretholde kvaliteten og overholde sikkerheds- og lovmæssige standarder. En førstepartsrevision kan hjælpe dig med at sikre det:

• Analysér din kvalitetsstyringsproces for potentielle svagheder
• Og identificere eventuelle underliggende problemer, der kan føre til manglende overholdelse.
• Vær opmærksom på, hvordan du kan eliminere spild i dine processer.
• At foretage korrigerende og forebyggende handlinger ved eventuelle afvigelser
• Sikre konsekvent anvendelse af kvalitetskontrol og -systemer

I en velplanlagt, implementeret og vedligeholdt intern auditeringsproces hjælper de interne audits med at reducere kvalitetsomkostningerne og tilføjer betydelig værdi til kvalitetsstyringsprocessen.

Formål

Forberedelsestrinnet til First Party Audits indeholder en tjekliste, der sikrer, at du er velforberedt inden selve revisionen, men glem ikke, at den mest kritiske fase af revisionsarbejdet er en nyttig tilføjelse til virksomheden i det lange løb.

Før auditering påbegyndes, skal en First Party auditor sikre, at følgende opgaver er udført:

Underretning af teamet

Send en e-mail til interessenter og auditerede i god tid og forklar, hvorfor auditering er vigtig. Auditeringsprocedurer, som du er nødt til at implementere, vil være ineffektive, hvis de auditerede ikke får besked på forhånd. Det vil være spild af tid og penge for både auditører og auditerede.

Desuden kan det blive så negativt, at det i stedet for at blive set som en øvelse i at gøre fremskridt, måske endda bliver betragtet som en øvelse i at finde fejl.

Valg af ledende revisor og revisorteam

Valg af auditteam bør baseres på størrelsen af det anlæg, der skal auditeres af dem. Dette er ud over det antal områder, som de vil besøge under revisionen. Auditørernes teammedlemmer bør forstå alle de grundlæggende processer i detaljer.

Ofte er førstepartsrevisorerne ansatte i virksomheden, som også er medlemmer af revisionsteamet. Ekstern revision foretrækkes generelt af færre virksomhedsejere, der hyrer revisorer fra eksterne bureauer.

Gennemgang af procesdokumentation

Derudover måler de datatilgængelighed og tilknyttede garantier for at analysere procesdokumentationen og træffe forebyggende og korrigerende foranstaltninger.

Kendskab til tidligere og nuværende processer er afgørende. For at forbedre forståelsen af en auditrapport bør auditorer lære andre teammedlemmer og/eller procesoperatører at kende.

Når du indsamler oplysninger om dokumentationsprocessen, vil du være i stand til at vælge de procesområder og problemer, der vil vise sig på vejen mod teamets afslutning.

Gør audit mere vellykket og effektiv

Forbered dig ordentligt ved ikke at tage noget for givet. Bliv fortrolig med, hvordan alting fungerer, for at kunne udvikle dig fuldt ud.

Find ud af, hvordan maskinoperatørerne arbejder, under hvilke forhold de arbejder, og om de er begejstrede for at indføre en kultur med løbende forbedringer.

Læs også:Etik i Human ressource Management eller HRM; Forretnings etik og virksomheds ledelse; Ontologi i medicin og sygepleje

External resources: quality-one

This post is also available in: English Français (French) Deutsch (German) Dansk Nederlands (Dutch) Svenska (Swedish)