Revision av första part: Är, exempel, iso 9001, mål, Syfte. Inom kvalitetsledning finns det många olika typer av revisioner – så många att vissa människor blir förvirrade av att skilja mellan kategorierna.
När man dessutom tar hänsyn till att revisionstitlar kan indikera samma sak, kan missförstånd uppstå och många människor förblir ovetande. För att undanröja förvirringen ska vi förklara några termer.
Internrevisioner är en annan term för förstapartsrevisioner. Det innebär att en representant från företaget granskar en process eller en uppsättning processer i kvalitetsledningssystemet för att kontrollera att de överensstämmer med företagets rutiner.
Denna person kan vara en anställd på företaget eller någon som är anställd av företaget för att utföra interna revisioner, till exempel en konsult, men den avgörande faktorn är att de agerar på uppdrag av företaget snarare än en kund eller attesterande myndighet.
Vad är en förstapartsrevision?
En förstapartsrevision utförs av revisorer som är anställda av den organisation som revideras, men de har inget egenintresse i resultatet av revisionen.
Förstapartsrevisioner är mer kända som internrevisioner. Ett företags interna revisioner utförs för att säkerställa att processer och samlingar av processer uppfyller dess interna standarder och kriterier.
Förutom att bedöma prestandan i ett företags kvalitetsledningssystem (QMS) och övervaka efterlevnaden av det, kan internrevision också användas för att spåra efterlevnaden av QMS. Dessa revisioner utförs oftast av internrevisorer. Kostnaden för förstapartsrevisioner ingår i kvalitetskostnaden.
Iso 9001
Faktum är att du kan få ett par objektiva ögon att granska dina processer mest effektivt genom att använda ISO 9001-processen för internrevision. De kan hjälpa dig att identifiera områden som behöver förbättras samt din självbelåtenhet, så att din process går smidigare, snabbare och mer effektivt.
Nedan beskrivs de fem primära stegen för att genomföra en internrevision enligt ISO 9001, samt hur de kan användas för att underlätta förbättringsarbetet bland interna processägare.
Planering av revisionsplanen
En övergripande revisionsplan som är lättillgänglig för att alla ska veta när varje process kommer att revideras under nästa cykel är en viktig aspekt av en stark process (vanligtvis en årlig plan).
Om ni inte har någon plan och förlitar er på överraskande revisioner kommer ledningen att sända ut budskapet att ”vi litar inte på vår personal”. Genom att offentliggöra avsikterna med revisionen får processägarna veta att revisorerna finns där för att hjälpa dem.
Det är möjligt för processägare att se till att eventuella förbättringsinitiativ som de genomför sammanfaller med revisionen, vilket ger dem möjlighet att samla in användbar information om genomförandet eller att be revisorerna att hjälpa till med datainsamling för andra planerade förändringar.
Planering av processrevisionen
Att identifiera när den individuella processrevisionen ska äga rum är det första steget i förberedelserna för en individuell processrevision. Även om ovanstående plan mer fungerar som en riktlinje för att föreslå hur ofta och generellt när processer ska granskas, kan revisorn och processägaren genom bekräftelsen avgöra hur och när processen ska utvärderas.
En revisor här kan gå igenom tidigare revisioner för att avgöra om det finns några kommentarer eller problem som behöver åtgärdas, och en processägare här kommer att berätta för revisorn om det finns områden där han eller hon behöver hjälp med att hitta information. Genom att ta fram en revisionsplan säkerställer ni att revisionen kommer processägaren till godo.
Genomförande av revisionen
Det är viktigt att processägaren och revisorn träffas inom några dagar efter en planerad revision för att säkerställa att revisionsplanen är fullständig och redo att genomföras.
En revisor kan få information genom att granska register, intervjua anställda, analysera processdata eller till och med titta på processen i drift under en revision.
Vi hoppas att vi kommer att kunna samla in bevis för att denna process fungerar korrekt inom QMS och uppnår det önskade resultatet. En revisor kan vara till stor hjälp för en processägare genom att peka ut delar av en process som kan förbättras med vissa justeringar, samt identifiera regioner som inte har några bevis för att de också fungerar korrekt.
Rapportering om revisionen
Ett möte med processägaren i slutet av processen säkerställer att informationen inte bromsas upp. Om det finns några problemområden och om de bör åtgärdas, samt om några områden kan förbättras, kommer att vara av intresse för processägaren.
Det bör följas upp med en skriftlig redogörelse så snart som möjligt så att informationen kan bli mer permanent och användas för framtida referens. En internrevision kommer att vara till större nytta för processägaren om den inte bara identifierar de områden som inte uppfyller kraven, utan även de positiva aspekterna och potentiella förbättringsområden. Då blir det möjligt att förbättra processen.
Uppföljning av frågor eller förbättringar som upptäckts
Förutom många andra områden i standarden spelar uppföljning en avgörande roll. Efter att ett problem har identifierats och åtgärder har vidtagits är det viktigt att se till att problemet verkligen har lösts.
Det faktum att revisionsmöjligheterna har lett till processförbättringar är en stark drivkraft för framtida förändringar när man ser hur mycket processen har förbättrats.
För en framgångsrik internrevision, fokusera på processförbättring
När internrevisioner är inriktade på att hjälpa företaget att förbättra processer snarare än att bara upprätthålla efterlevnaden kan de vara mer värdefulla.
Ett kvalitetsledningssystem enligt ISO9001 lägger stor vikt vid processförbättringar, och det bör vara en viktig drivkraft för alla företag som vill införa ett kvalitetsledningssystem. Processförbättring är inte bara bra för att öka effektiviteten, utan också för att spara tid och pengar.
Interna revisioner av kvalitetsledningssystemet kan leda till betydande processförbättringar om de hanteras på rätt sätt. I stället för att vara ett ”nödvändigt ont” kan de förbättra den övergripande kvaliteten på kvalitetsledningssystemet.
Målsättningar
Med en kraftfull förstaparts- eller internrevisionsprocess kan ni jämföra vad som faktiskt sker i den dagliga verksamheten med era dokumenterade regler, rutiner, arbetsinstruktioner eller kvalitetssystem.
En förstapartsrevision kan hjälpa dig att avgöra om du gör vad du lovat att göra för att upprätthålla kvaliteten och uppfylla säkerhets- och regleringsstandarder. En förstapartsrevision kan hjälpa er att säkerställa detta:
- Analysera kvalitetsstyrningsprocessen för att upptäcka potentiella svagheter
- Och identifiera eventuella underliggande problem som kan leda till bristande efterlevnad
- Var uppmärksam på hur du kan eliminera slöseri i dina processer
- Vidta korrigerande och förebyggande åtgärder för eventuella avvikelser
- Säkerställa en konsekvent tillämpning av kvalitetskontroller och kvalitetssystem
I en väl planerad, genomförd och underhållen internrevisionsprocess bidrar de interna revisionerna till att minska kvalitetskostnaderna och tillför kvalitetsstyrningsprocessen ett betydande mervärde.
Syfte
Förberedelserna för First Party Audits innehåller en checklista för att säkerställa att du är väl förberedd inför den faktiska revisionen, men glöm inte att den mest kritiska fasen av revisionsarbetet är ett användbart tillskott för verksamheten på lång sikt.
Innan revisionen påbörjas måste en First Party-revisor säkerställa att följande uppgifter är utförda:
Underrättelse till teamet
Skicka e-post till intressenter och revisionsobjekt i god tid i förväg och förklara varför revisionen är viktig. Auditing procedures you need to implement will be ineffective without letting auditees know beforehand. Det kommer att vara ett slöseri med tid och pengar för både revisorer och reviderade.
Dessutom kan den bli så negativ att den, i stället för att ses som en metod för utveckling, till och med kan betraktas som en övning i att hitta fel.
Val av huvudansvarig revisor och revisorsgrupp
Valet av revisorsgrupp bör baseras på storleken på den anläggning som ska revideras av dem. Detta är utöver det antal områden som de kommer att besöka under revisionen. Medlemmar i revisionsteamet bör förstå alla grundläggande processer i detalj.
Ofta är förstapartsrevisorer anställda i företaget som också är medlemmar i revisionsteamet. Extern revision föredras i allmänhet av färre företagare som anlitar revisorer från externa byråer.
Granskning av processdokumentation
För att analysera processdokumentationen och vidta förebyggande och korrigerande åtgärder mäter de dessutom datatillgängligheten och tillhörande garantier.
Kunskap om tidigare och nuvarande processer är nödvändig. För att förbättra förståelsen av en revisionsrapport bör revisorerna lära känna andra teammedlemmar och/eller processoperatörer.
När du samlar in information om dokumentationsprocessen kommer du att kunna välja processområden och problem som kommer att dyka upp på vägen mot teamets slutförande.
Göra revisionen mer framgångsrik och effektiv
Förbered dig på lämpligt sätt genom att inte ta något för givet. Bli bekant med hur allt fungerar för att kunna utvecklas till fullo.
Ta reda på hur maskinoperatörerna arbetar, under vilka förhållanden de arbetar och om de är entusiastiska över att anamma en kultur av ständiga förbättringar.
Läs mer här: Ontologi i forskning; Etik i Human Resource Management eller HRM; PEST-analys av en restaurang
External resources: quality-one
This post is also available in:
English (Engelska) 
Français (Franska) 
Deutsch (Tyska) 
Dansk (Danska) 
Nederlands (Nederländska) 
Svenska
