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Zuerst Party Audit

Zuerst Party Audit: Ist zum Beispiel ISO 9001, Ziele, Zweck. In der Welt des Qualitätsmanagements gibt es viele verschiedene Arten von Audits – so viele, dass einige Leute zwischen den Kategorien verwechselt werden.

Zuerst Party Audit: Ist zum Beispiel ISO 9001, Ziele, Zweck
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Zuerst Party Audit: Ist zum Beispiel ISO 9001, Ziele, Zweck

Wenn Sie die Tatsache berücksichtigen, dass Prüfungstitel dasselbe anzeigen können, kann es zu Missverständnissen kommen und viele Menschen tappen im Dunkeln. Um die Verwirrung zu beseitigen, erklären wir einige Begriffe.

Interne Audits sind ein anderer Begriff für First-Party-Audits. Dies ist der Fall, wenn ein Vertreter des Unternehmens einen Prozess oder eine Reihe von Prozessen im Qualitätsmanagementsystem auditiert, um sicherzustellen, dass sie mit den Verfahren des Unternehmens übereinstimmen.

Diese Person kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder eine von der Firma mit der Durchführung interner Audits beschäftigte Person sein, beispielsweise ein Berater, aber der entscheidende Faktor ist, dass sie im Namen des Unternehmens und nicht eines Kunden oder einer Zertifizierungsstelle handelt.

Was ist ein First-Party-Audit?

Die Erstparteienprüfung wird von Prüfern durchgeführt, die bei der zu prüfenden Organisation angestellt sind, jedoch kein persönliches Interesse an den Ergebnissen der Prüfung haben.

Zuerst Party Audit werden allgemein als interne Audits bezeichnet. Die internen Audits eines Unternehmens werden durchgeführt, um sicherzustellen, dass Prozesse und Sammlungen von Prozessen seinen internen Standards und Kriterien entsprechen.

Neben der Bewertung der Leistung des Qualitätsmanagementsystems (QMS) eines Unternehmens und der Überwachung seiner Einhaltung kann die interne Revision auch dazu verwendet werden, die Einhaltung des QMS nachzuverfolgen. Diese Audits werden in der Regel von internen Auditoren durchgeführt. Die Kosten für First-Party-Audits sind in den Qualitätskosten enthalten.

Iso 9001

Tatsächlich können Sie Ihre Prozesse am effektivsten durch ein objektives Paar Augen untersuchen lassen, indem Sie den internen Auditprozess nach ISO 9001 verwenden. Sie können Ihnen helfen, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, sowie Ihre Selbstgefälligkeit, damit Ihr Prozess reibungsloser, schneller und effizienter abläuft.

Nachfolgend sind die fünf Hauptschritte zur Durchführung eines internen Audits nach ISO 9001 aufgeführt und wie sie verwendet werden können, um die Verbesserungsbemühungen der internen Prozessverantwortlichen zu erleichtern.

Planen des Prüfungszeitplans

Ein allgemeiner Audit-Zeitplan, der leicht verfügbar ist, um jeden wissen zu lassen, wann jeder Prozess im nächsten Zyklus auditiert wird, ist ein wichtiger Aspekt eines starken Prozesses (normalerweise ein jährlicher Zeitplan).

Wenn Sie keinen Plan haben und sich auf überraschende Audits verlassen, wird die Geschäftsleitung die Nachricht senden, dass „wir unserem Personal nicht vertrauen“. Durch die Veröffentlichung der Prüfabsichten wird den Prozessverantwortlichen die Botschaft übermittelt, dass die Prüfer ihnen zur Seite stehen.

Es ist Prozessverantwortlichen möglich, von ihnen implementierte Verbesserungsinitiativen zeitgleich mit dem Audit zu arrangieren, was ihnen die Möglichkeit gibt, nützliche Informationen über die Implementierung zu sammeln oder die Auditoren zu bitten, bei der Datenerfassung für andere geplante Änderungen behilflich zu sein.

Planung des Prozessaudits

Die Festlegung, wann das individuelle Prozessaudit stattfinden wird, ist der erste Schritt zur Vorbereitung eines individuellen Prozessaudits. Obwohl der obige Plan eher als Richtlinie dient, um vorzuschlagen, wie häufig und allgemein wann Prozesse auditiert werden, können der Auditor und der Prozesseigner durch die Bestätigung bestimmen, wie und wann der Prozess bewertet werden soll.

Ein Auditor hier kann frühere Audits überprüfen, um festzustellen, ob es Kommentare oder Bedenken gibt, die angesprochen werden müssen, und ein Prozessverantwortlicher hier wird dem Auditor mitteilen, ob es Bereiche gibt, in denen er oder sie Unterstützung beim Auffinden von Informationen benötigt. Durch die Entwicklung eines Auditplans stellen Sie sicher, dass das Audit dem Prozessverantwortlichen zugute kommt.

Durchführung der Prüfung

Es ist wichtig, dass sich der Prozessverantwortliche und der Auditor innerhalb weniger Tage nach einem geplanten Audit treffen, um sicherzustellen, dass der Auditplan vollständig und zur Ausführung bereit ist.

Ein Auditor kann Informationen erhalten, indem er Aufzeichnungen überprüft, Mitarbeiter befragt, Prozessdaten analysiert oder sogar den laufenden Prozess während eines Audits beobachtet.

Wir hoffen, dass wir den Nachweis erbringen können, dass dieser Prozess innerhalb des QMS ordnungsgemäß funktioniert und das gewünschte Ergebnis erzielt. Ein Auditor kann für einen Prozessverantwortlichen von großem Nutzen sein, indem er auf Abschnitte eines Prozesses hinweist, die durch einige Anpassungen verbessert werden könnten, sowie Bereiche identifiziert, die keine Beweise dafür haben, dass sie ebenfalls ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Berichterstattung über die Prüfung

Das Treffen mit dem Prozessverantwortlichen am Ende des Prozesses stellt sicher, dass die Informationen nicht verlangsamt werden. Ob es Bedenken gibt und ob sie angegangen werden sollten, sowie ob Bereiche verbessert werden können, wird für den Prozessverantwortlichen von Interesse sein.

Es sollte so schnell wie möglich eine schriftliche Aufzeichnung folgen, damit die Informationen dauerhafter gemacht und für zukünftige Referenzzwecke verwendet werden können. Ein internes Audit ist für den Prozessverantwortlichen vorteilhafter, wenn es nicht nur die nicht konformen Bereiche, sondern auch die positiven Aspekte und potenziellen Verbesserungsbereiche identifiziert. Eine Erweiterung des Prozesses ist dann möglich.

Verfolgen Sie festgestellte Probleme oder Verbesserungen

Neben vielen anderen Bereichen der Norm spielt die Nachbereitung eine entscheidende Rolle. Nach der Identifizierung eines Problems und der Umsetzung von Abhilfemaßnahmen ist es wichtig sicherzustellen, dass das Problem tatsächlich gelöst wird.

Die Tatsache, dass Prüfungsmöglichkeiten zu einer Prozessverbesserung geführt haben, ist ein starker Motivator für zukünftige Änderungen, wenn man sieht, wie sehr sich der Prozess verbessert hat.

Konzentrieren Sie sich für ein erfolgreiches internes Audit auf die Prozessverbesserung

Wenn sich interne Audits darauf konzentrieren, dem Unternehmen bei der Verbesserung von Prozessen zu helfen, anstatt nur die Einhaltung von Vorschriften aufrechtzuerhalten, können sie wertvoller sein.

Ein ISO9001-Qualitätsmanagementsystem beinhaltet einen Schwerpunkt auf Prozessverbesserung und sollte ein Hauptmotivator für jedes Unternehmen sein, das ein Qualitätsmanagementsystem einrichten möchte. Prozessverbesserungen dienen nicht nur der Effizienzsteigerung, sondern sparen auch Zeit und Geld.

QMS-interne Audits können bei angemessener Handhabung zu erheblichen Prozessverbesserungen führen. Sie sind kein „notwendiges Übel“, sondern können die Gesamtqualität des QMS verbessern.

Ziele

Ein leistungsstarker First-Party- oder interner Audit-Prozess ermöglicht es Ihnen, das, was tatsächlich in Ihrem Tagesgeschäft stattfindet, mit Ihren dokumentierten Regeln, Verfahren, Arbeitsanweisungen oder Qualitätssystemen zu vergleichen.

Die Durchführung eines First-Party-Audits kann Ihnen dabei helfen, festzustellen, ob Sie das tun, was Sie versprochen haben, um die Qualität aufrechtzuerhalten und Sicherheits- und Regulierungsstandards einzuhalten. Durch die Durchführung eines First-Party-Audits können Sie Folgendes sicherstellen:

  • Analysieren Sie Ihren Qualitäts management prozess auf potenzielle Schwachstellen
  • Identifizieren Sie alle zugrunde liegenden Probleme, die zu einer Nichteinhaltung führen können
  • Achten Sie darauf, wie Sie Verschwendung in Ihren Prozessen eliminieren können
  • Ergreifen von Korrektur- und Vorbeugungs maßnahmen bei Abweichungen
  • Stellen Sie eine konsistente Anwendung von Qualitäts kontrollen und -systemen sicher

In einem gut geplanten, implementierten und aufrechterhaltenen internen Audit prozess tragen die internen Audits dazu bei, die Qualitäts kosten zu senken und einen erheblichen Mehrwert für den Qualitäts management prozess zu schaffen.

Zweck

Der Vorbereitungsschritt für First Party Audits beinhaltet eine Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie vor dem eigentlichen Audit gut vorbereitet sind, aber vergessen Sie nicht, dass die kritischste Phase der Audit durchführung auf lange Sicht eine nützliche Ergänzung für das Geschäft ist.

Vor Beginn des Audits muss ein Erstpartei-Auditor sicherstellen, dass die folgenden Pflichten erfüllt sind:

Benachrichtigung des Teams

Rechtzeitig im Voraus eine E-Mail an Stakeholder und geprüfte Stellen senden und erklären, warum die Prüfung wichtig ist. Prüfungsverfahren, die Sie implementieren müssen, werden ineffektiv sein, wenn Sie die geprüften Stellen nicht vorher darüber informieren. Es wäre Zeit- und Geldverschwendung sowohl für die Prüfer als auch für die geprüften Stellen.

Darüber hinaus kann es so negativ werden, dass es nicht als Übung zum Fortschritt, sondern sogar als Übung zur Fehlersuche angesehen wird.

Auswahl des leitenden Prüfers und des Prüferteams

Die Auswahl der Auditorenteams sollte auf der Größe der Einrichtung basieren, die von ihnen auditiert wird. Dies gilt zusätzlich zu der Anzahl der Bereiche, die sie während des Audits besuchen werden. Die Teammitglieder der Auditoren sollten alle grundlegenden Prozesse im Detail verstehen.

Häufig sind Erstprüfer Mitarbeiter des Unternehmens, die auch Mitglieder des Prüfungsteams sind. Die Praxis der externen Prüfung wird im Allgemeinen von weniger Geschäftsinhabern bevorzugt, die Prüfer von externen Agenturen einstellen.

Überprüfung der Prozess dokumentation

Um die Prozess dokumentation zu analysieren und Präventiv- und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, messen sie außerdem die Datenverfügbarkeit und die damit verbundenen Garantien.

Die Kenntnis vergangener und gegenwärtiger Prozesse ist unerlässlich. Um das Verständnis eines Auditberichts zu verbessern, sollten Auditoren andere Teammitglieder und/oder Prozessoperatoren kennenlernen.

Während Sie Informationen über den Dokumentations prozess sammeln, können Sie die Prozessbereiche und Probleme auswählen, die sich auf dem Weg zur Fertigstellung für das Team ergeben werden.

Audit erfolgreicher und effektiver machen

Bereiten Sie sich angemessen vor, indem Sie nichts als selbstverständlich ansehen. Machen Sie sich vertraut, wie alles funktioniert, um sich voll entfalten zu können.

Finden Sie heraus, wie Maschinenbediener funktionieren, unter welchen Bedingungen sie funktionieren und ob sie begeistert sind, die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung anzunehmen.

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Externe Ressourcen: quality-one

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