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Hotel PMS y Hotel POS: ¿Cuál es la diferencia?

Hotel PMS y Hotel POS: ¿Cuál es la diferencia? Lo más probable es que si está leyendo esto, está buscando aclarar cuál es la diferencia entre un sistema de punto de venta (POS) de hotel y un Sistema de administración de propiedades (PMS).

¿En qué se diferencian? Como trabajan juntos? ¿Qué debe buscar al examinar diferentes soluciones?

Si buscas claridad, estás en el lugar correcto.

Para ayudarlo a reducir el ruido y encontrar las mejores soluciones para su operación, analizaremos más de cerca los sistemas PMS y POS de los hoteles, cómo integrarlos puede beneficiar a su negocio y qué preguntas hacer al seleccionar un sistema.

¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es un hotel PMS?

En pocas palabras, un PMS de hotel es lo que un hotel utiliza para gestionar reservas, registros de entrada y salida, facturación de clientes y pagos. Sin embargo, la mayoría de los sistemas de administración de propiedades pueden hacer mucho más. Por ejemplo, puede usarlo para almacenar las preferencias de los huéspedes e información sobre su propiedad, como el horario de apertura de su restaurante o qué habitaciones están en un piso alto y qué tipo de vistas tienen.

Además de eso, un PMS puede conectarse a sistemas de contabilidad y gestión de ingresos para crear una visión general de los ingresos, gastos y tendencias. Un PMS moderno también puede integrarse con muchos otros programas, como plataformas de ventas adicionales, herramientas de comunicación para invitados y un sistema POS.

En pocas palabras, el PMS es el corazón de las operaciones de cada hotel.

¿Qué es un hotel POS?

Un punto de venta o punto de venta de un hotel es donde tiene lugar una transacción de cliente. Para los hoteles, esto incluye restaurantes, bares y salones, el spa, la tienda de regalos y cualquier otro lugar donde un huésped pueda gastar dinero durante su estadía. Un sistema POS se utiliza para procesar pedidos, administrar tablas e informar sobre sus datos de ventas.

Hoy, los sistemas POS hacen mucho más que simplemente facturar la factura de un huésped. Los más completos incluyen funciones para la gestión de inventario, flujo de trabajo y gestión de personal, así como planos de planta, menús y opciones de eventos altamente personalizables, lo que lo convierte en el aliado más importante del PMS al administrar un hotel.

¿Cuál es la diferencia entre un sistema POS de hotel y un PMS?

Si bien el PMS se dedica a manejar todo lo relacionado con la administración y venta de las habitaciones de un hotel, un sistema POS hace lo mismo para los locales de F&B y otros departamentos que generan ingresos. Hoy en día, las API abiertas han llevado a un mercado plug-and-play de rápido crecimiento que expande significativamente estas capacidades. Además de «simplemente» vender habitaciones y gestionar reservas de restaurantes, los sistemas PMS y POS ahora pueden integrarse con otras aplicaciones y desempeñar un papel en la maximización de los ingresos (por ejemplo, mediante la venta adicional), asegurando una comunicación fluida de los huéspedes (por ejemplo, mediante mensajes directos o chatbots) o la racionalización procedimientos contables y de recursos humanos.

Si bien ambos sistemas manejan diferentes partes del negocio de un hotel, se complementan entre sí y crean una experiencia fluida para los huéspedes, facturas coherentes para todos los servicios del hotel y una descripción completa de los ingresos del hotel.

Agilice la experiencia del huésped a través de la integración de PMS y POS

Al integrar PMS y POS de un hotel, abre las puertas para ofrecer a sus huéspedes la experiencia perfecta. Esta configuración les permite usar todos los servicios sin tener que pagar por separado en cada uno. En cambio, todo se carga en su habitación y se liquida una sola factura al final de la estadía. Eso hace que su tiempo en su propiedad sea más conveniente e incluso puede alentar el gasto.

Finalmente, si un error llega a la factura de un huésped, puede corregirse fácilmente ya que la conexión entre los servicios de un hotel mejora la comunicación y el personal puede encontrar rápidamente una solución.

Lista de verificación del hotel PMS

No todos los sistemas de gestión de la propiedad son creados iguales. Para ayudarlo a encontrar el PMS ideal para emparejarse con su sistema POS, hemos esbozado las siete preguntas que debe hacer al investigar una nueva solución para su propiedad.

1. ¿Qué tan fácil es de usar?

La solución tecnológica más poderosa servirá de poco si su personal tiene dificultades para usarla. Los programas difíciles reducen la eficiencia y su equipo no utilizará la herramienta en todo su potencial. Esa es una situación de perder, ya que sus empleados se sentirán frustrados con el programa y usted no obtendrá el valor de su dinero.

Cuando busque una nueva herramienta tecnológica, siempre tenga en cuenta la facilidad de uso. Pregúntele al proveedor cuánto tiempo lleva configurarlo, cuánto dura el tiempo de incorporación para los nuevos usuarios y si ofrecen capacitación gratuita o de pago cuando se registra. Hoy en día, muchos proveedores de tecnología ofrecen ‘educación de autoservicio’, tutoriales permanentes y capacitaciones a las que sus clientes pueden acceder de forma gratuita en cualquier momento. Mews University es un buen ejemplo de ello. Especialmente en una industria de alta rotación como la hotelería, esto es valioso ya que le permite capacitar de manera rápida y fácil al nuevo personal. ¡No olvide preguntar sobre esto durante su llamada de descubrimiento!

A continuación, descubra lo que dicen los clientes actuales preguntando a colegas de la industria o visitando sitios de revisión como Hotel Tech Report . Como prueba final, obtenga una prueba gratuita o al menos una demostración. Especialmente en una industria como la hostelería, donde la rotación de personal es alta, debe asegurarse de que los nuevos miembros del equipo puedan ponerse al día y ponerse a trabajar fácilmente en lugar de pasar días entrenando para cada software que use.

2. ¿Permite integraciones con otras aplicaciones?

El uso de aplicaciones abiertas que se integran fácilmente entre sí es clave para configurar la infraestructura tecnológica de su hotel.

Las verdaderas integraciones bidireccionales significan que los datos producidos por un sistema (por ejemplo, la factura del servicio de habitaciones que ordena uno de sus invitados) se envían automáticamente a otro sistema (la factura del servicio de habitaciones se carga automáticamente a la tarjeta en el perfil de su invitado en su PMS) sin intervención humana.

Las integraciones son clave para ofrecer una estadía sin fricción para los huéspedes y minimizar la complejidad operativa para sus empleados; todos ganan Y no tiene que ser un asistente de tecnología para integrar sus sistemas.

La Antigua del mercado ayuda a probar e implementar nuevos programas que se integran fácilmente con facilidad.

Sin la molestia de la configuración o la factura, puede seleccionar e implementar nuevas herramientas (aplicaciones o su spa, eventos, instalaciones, gestión de ingresos, distribución, inteligencia comercial y ventas adicionales) directamente desde su panel de control PMS y comenzar a automatizar las operaciones, ahorrando un tiempo valioso y llevando la experiencia del huésped a nuevas alturas. Un mercado plug-and-play es la mejor manera de seguir optimizando su negocio.

Por otro lado, si una solución tecnológica no tiene una API abierta, podría incurrir en costos adicionales significativos al conectar sus aplicaciones.

3. ¿Está basado en la nube?

Hoy, muchas industrias están cambiando a la nube y la hospitalidad no es una excepción. Los programas basados ​​en la nube tienen muchos beneficios, que incluyen una mayor eficiencia, rentabilidad, accesibilidad, flexibilidad y una mayor seguridad de los datos.

También puede considerarlos ‘a prueba de futuro’ porque los proveedores de tecnología pueden actualizar fácilmente sus productos para acomodar los desarrollos más nuevos o agregar integraciones adicionales. Eso sucede en la nube, por lo que obtiene acceso a estas actualizaciones tan pronto como estén en vivo y no tenga que esperar a que el soporte técnico actualice manualmente su sistema en el sitio, que a menudo requiere mucho tiempo y costos.

4. ¿Está centrado en el cliente?

En hotelería, el objetivo final de implementar una nueva solución tecnológica es mejorar el servicio y la experiencia que puede ofrecer a los huéspedes. Esto es cierto tanto cuando los propios huéspedes usan una aplicación como cuando ayuda a su personal a trabajar de manera más eficiente.

Especialmente cuando se busca una aplicación para ser utilizada por los clientes (por ejemplo, una aplicación de chat o una herramienta de reserva), la parte orientada al huésped debe ser fácil de usar, divertida, atractiva y optimizada para dispositivos móviles. El uso de conceptos innovadores como el check-in en línea, Apple Wallet o la clave de una habitación móvil es una excelente manera de crear una impresión positiva duradera y generar la satisfacción y lealtad de los huéspedes. De hecho, el uso de tecnología en su negocio se ha vuelto tan importante que AAA, una de las principales organizaciones de calificación de hoteles en los Estados Unidos, lo ha incluido en sus criterios de evaluación .

Además de mejorar la experiencia del huésped, un buen PMS también debe proporcionar un excelente servicio al hotel que lo utiliza. El servicio al cliente localizado las 24 horas del día, los 7 días de la semana, debe incluirse de forma gratuita y de fácil acceso por correo electrónico, una línea directa o un módulo en el tablero. Desafortunadamente, muchos proveedores de PMS se esconden detrás de cadenas de correo electrónico impersonales y tardan más de lo que deberían en responder y resolver las consultas de sus clientes. Ahórrese este problema y pregunte por adelantado qué tipo de soporte puede esperar. Además de preguntarle directamente al proveedor, lea las reseñas en línea para saber qué tan bien se sienten los clientes actuales.

5. ¿Utiliza IA?

Las capacidades de AI están creciendo cada día, ¡aproveche eso para su negocio! Ya sea para aplicaciones internas que lo ayudan a optimizar el inventario o los programas orientados a los invitados, como las aplicaciones de comunicación inteligente, las posibilidades son cada vez mejores y más interesantes.

Por ejemplo, algunas aplicaciones pueden ayudarlo a predecir la demanda en función de datos pasados, tendencias actuales, eventos e incluso el clima. Imagine lo práctico que sería obtener un pronóstico de demanda confiable para su bar o restaurante basado en puntos de datos que nunca pensó en considerar.

Otros programas de IA ayudan a simplificar las comunicaciones de los huéspedes durante el proceso de reserva y antes de que lleguen a su sede. Por ejemplo, los chatbots pueden tomar reservas de restaurantes y registrar preferencias, alergias o solicitudes como un pastel de cumpleaños.

Todo esto para decir que AI tiene algunos casos de uso interesantes en la industria hotelera y puede mejorar la experiencia de sus huéspedes, así que ¿por qué no intentarlo?

6. ¿Se garantiza la seguridad de los datos?

Todos recordamos el escándalo de violación de datos en Starwood y sus consecuencias. No desea estar en esa situación porque no investigó la seguridad de los datos.

Verifique cuidadosamente las herramientas tecnológicas que está considerando, haga preguntas al proveedor sobre cómo administran los datos, quién es el propietario y quién es responsable de mantenerlos seguros. Las revisiones profesionales de productos por expertos de la industria son otro gran lugar para encontrar información sobre seguridad de datos.

Además de aprender cómo la compañía tecnológica mantiene los datos seguros, conozca qué medidas puede tomar para garantizar la máxima seguridad de los datos.

7. ¿Cómo se cotiza?

Si bien esto puede parecer obvio, vale la pena mencionarlo porque puede haber algunas trampas y sorpresas desagradables. A menudo no encontrará una tarifa fija anunciada porque el precio final depende del tipo de paquete que elija, cuántos servicios y complementos desee y varias otras variables. Al verificar y comparar precios, es extremadamente importante comprender cómo se calcularán sus tarifas y qué gastos únicos tendrá que asumir.

Las cosas para verificar incluyen una tarifa única de instalación, hardware que podría tener que comprar (y cuántas piezas), tarifas de suscripción mensual, comisiones por ventas que genere, tarifas de mantenimiento, costos adicionales para integraciones con otros programas y el contrato política de cancelación.

La mayoría de los proveedores de tecnología también ofrecen diferentes paquetes para empresas grandes, medianas y pequeñas. Elija cuidadosamente, para no gastar de más en funciones y servicios que no necesita.

Leer también:Cloud PMS qué es, porqué usarlo, para qué sirve; Beneficios y desventajas del Property Management Software (PMS), software de gestión de propiedades; Las 5 alternativas más populares de Opera PMS para hoteles

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