¿Cómo funcionan los sistemas ERP? Hay una gran cantidad de soluciones de software disponibles en el mercado para una amplia gama de procesos. Sea cual sea su negocio, es probable que ya exista una solución de software que satisfaga las demandas específicas de su industria.
Una solución que las empresas de todos los tamaños tienden a comprar es el software ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) significa planificación de recursos empresariales. Pero, ¿qué significa exactamente este término y cómo funcionan los sistemas ERP? Nos alegra que lo hayas preguntado. Siga leyendo para obtener más información sobre lo que implica exactamente ERP, las características básicas del software, la instalación y la implementación.
¿Qué significa exactamente la planificación de recursos empresariales?
Debe pensar en el software de planificación de recursos empresariales como una herramienta que mantiene una base de datos de información relacionada con los procesos comerciales en cualquier lugar, desde recursos humanos hasta la gestión de relaciones con los clientes. Sin embargo, es mucho más genial que una simple base de datos: muchas soluciones ERP permiten la automatización e integración de los procesos comerciales, reduciendo así la cantidad de trabajo manual que su equipo tiene que realizar.
Por ejemplo, una solución de cadena de suministro de ERP podría recibir un pedido de un cliente y luego enviar automáticamente esa información al centro de distribución que esté en la posición más eficiente para completar el pedido de manera oportuna.
Si alguna vez ha notado que la dirección de devolución de los paquetes que recibe del mismo proveedor no siempre es la misma, es probable que haya visto el resultado de esta tecnología de primera mano. Dependiendo de la solución ERP que seleccione, su software puede analizar los niveles de inventario, los tiempos de envío y otros factores para decidir qué centro de distribución sería más productivo y rentable para completar un pedido.
En general, ERP utiliza una base de datos centralizada para varios procesos comerciales para reducir la mano de obra y simplificar los flujos de trabajo comerciales existentes. Los sistemas ERP generalmente contienen paneles de control donde los usuarios pueden ver los datos recopilados en tiempo real de todo el negocio para medir la productividad y la rentabilidad.
Sin el software ERP, los datos se archivan por departamento y puede ser difícil acceder a través de una empresa. Al usar un ERP, los datos de varios departamentos se pueden compartir y visualizar fácilmente en una organización. Esta gran cantidad de información y simplificación puede ayudar en el desarrollo de los objetivos comerciales y reducir la cantidad de tiempo que sus empleados pasan en tareas que podrían automatizarse.
La planificación de recursos empresariales (ERP) es un proceso utilizado por las empresas para gestionar e integrar las partes importantes de sus negocios. Muchas aplicaciones de software ERP son importantes para las empresas porque les ayudan a implementar la planificación de recursos al integrar todos los procesos necesarios para ejecutar sus empresas con un solo sistema.
Un sistema de software ERP también puede integrar planificación, inventario de compras, ventas, marketing, finanzas, recursos humanos y más.
Comprensión de la planificación de recursos empresariales
Puede pensar en un sistema de planificación de recursos empresariales como el pegamento que une los diferentes sistemas informáticos para una gran organización. Sin una aplicación ERP, cada departamento tendría su sistema optimizado para sus tareas específicas. Con el software ERP, cada departamento todavía tiene su sistema, pero se puede acceder a todos los sistemas a través de una aplicación con una interfaz.
Las aplicaciones ERP también permiten que los diferentes departamentos se comuniquen y compartan información más fácilmente con el resto de la empresa. Recopila información sobre la actividad y el estado de las diferentes divisiones, haciendo que esta información esté disponible para otras partes, donde se puede utilizar de manera productiva.
Las aplicaciones ERP pueden ayudar a una corporación a ser más consciente de sí misma al vincular información sobre la producción, las finanzas, la distribución y los recursos humanos. Debido a que conecta diferentes tecnologías utilizadas por cada parte de una empresa, una aplicación ERP puede eliminar costosas tecnologías duplicadas e incompatibles. El proceso a menudo integra cuentas por pagar, sistemas de control de existencias, sistemas de monitoreo de pedidos y bases de datos de clientes en un solo sistema.
Las ofertas de ERP han evolucionado a lo largo de los años desde modelos de software tradicionales que hacen uso de servidores físicos de clientes hasta software basado en la nube que ofrece acceso remoto basado en la web.
¿Cuáles son algunas de las características incluidas en el software?
Uno de los principales puntos de venta de ERP es la gran variedad de características disponibles en todas las soluciones de software. Sin embargo, algunas de estas herramientas solo están disponibles en un puñado de opciones de software, mientras que otras se presentan básicamente en todos los ámbitos.
Debido a que la premisa principal de un sistema ERP es cómo estos diversos módulos interactúan entre sí para generar información procesable y realizar funciones comerciales, es importante verificar y ver si un proveedor de ERP incluye las funciones básicas y especializadas que necesita para ayudar a racionalizar su negocio operaciones.
Modularidad
Además de las características que se incluyen comúnmente con los sistemas ERP «listos para usar», hay muchos complementos o módulos que se pueden implementar en función de las necesidades de su negocio.
Algunos proveedores han cambiado completamente a un sistema modular, lo que significa que nunca tendrá que elegir una solución con capacidades «básicas» que no necesita. La modularidad del software ERP es una tendencia importante en la industria ERP y permite a los usuarios configurar soluciones que ayudan en las operaciones diarias para su negocio específico. Algunos módulos configurables comúnmente solicitados incluyen:
Contabilidad
El módulo de contabilidad puede ayudarlo a reducir la cantidad de tiempo que pasan sus contadores en tareas tediosas, como ingresar manualmente la información de recibo de los informes de gastos. Con un sistema de contabilidad automatizado e integrado, puede realizar acciones como enviar automáticamente facturas a clientes con saldos pendientes.
Con este ejemplo, la solución integrada se extraería del historial del cliente para obtener automáticamente la información de contacto y el monto adeudado antes de enviar una factura al cliente. Este módulo también es especialmente útil porque puede analizar el costo operativo real para determinar la rentabilidad y pronosticar el crecimiento potencial de los ingresos.
Recursos humanos
Un módulo de recursos humanos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las solicitudes de candidatos, la PTO de los empleados y la asignación de bonos, entre otras tareas.
Un buen ejemplo de cómo esta herramienta se integraría con otros módulos es que podría reembolsar automáticamente a los empleados por las sobras de PTO adicionales al final del año integrando este sistema con su programa de contabilidad. Esta función funcionaría al observar automáticamente los días restantes de PTO para los empleados de toda la empresa, calcular cuánto se debe y luego usar la información de la cuenta bancaria de los empleados para enviar el pago.
Fabricación
El software ERP es increíblemente útil para las empresas de fabricación y distribución. Estas herramientas son multifacéticas y pueden ayudar a optimizar muchos aspectos del proceso de fabricación. Por ejemplo, una herramienta dentro de este conjunto podría determinar el punto de reordenamiento de los materiales necesarios para la producción de bienes.
Esto podría medirse en función de factores como la popularidad del artículo, la cantidad de recursos disponibles actualmente y el tiempo proyectado que llevaría enviar el material. Por lo tanto, si se proyecta que se quedará sin madera el jueves y generalmente demora tres días en llegar, sus materiales se reordenarán automáticamente el lunes.
Gestión de la relación con el cliente
Las herramientas de CRM son excelentes para impulsar la relación de un cliente con su empresa y garantizar que su experiencia sea perfecta. La gestión de las relaciones con los clientes puede analizar el historial de compras y navegación de los clientes para enviarles anuncios específicos de productos que puedan interesarles.
También puede mantener a los clientes «informados» sobre el estado del envío de su pedido. Piensa en la pantalla de Domino’s Pizza que muestra exactamente dónde está tu comida en el proceso de cocción. Los compradores aprecian las actualizaciones sobre el estado de sus compras, ya que indica legitimidad y atención al cliente.
La gestión del inventario
El seguimiento de inventario automatizado es un módulo ERP comúnmente solicitado. Esta herramienta puede predecir cuándo un artículo se agotará y reordenará automáticamente los productos según esta estimación.
También puede proporcionar recomendaciones sobre qué artículos de inventario colocar uno al lado del otro en función de los hábitos de compra del cliente para agilizar el proceso de distribución.
Consideraciones Especiales
Un sistema ERP no siempre elimina las ineficiencias dentro del negocio. La compañía necesita repensar la forma en que está organizada, o de lo contrario terminará con tecnología incompatible.
Los sistemas ERP generalmente no logran los objetivos que influyeron en su instalación debido a la renuencia de una empresa a abandonar los viejos procesos de trabajo que son incompatibles con el software.
Algunas empresas también son reacias a abandonar el software antiguo que funcionaba bien en el pasado. La clave es evitar que los proyectos de ERP se dividan en muchos proyectos más pequeños, lo que puede resultar en sobrecostos.
¿Cómo se implementa el software ERP?
El software ERP se puede obtener a través de la instalación local o como una solución basada en la nube. Algunos proveedores de ERP ofrecen ambos métodos de instalación, o incluso una implementación híbrida, pero muchos proveedores están comenzando a mover su software a un sistema basado en la nube solamente.
Dependiendo de las necesidades específicas de su empresa, es probable que tenga preferencia por un método de obtención sobre el otro.
Para la instalación en las instalaciones, el software se instala directamente en los servidores que posee y mantiene su empresa. Uno de los principales beneficios de la instalación en las instalaciones es que el software está disponible con o sin conexión a Internet.
Por otro lado, el software basado en la nube suele ser más rentable por adelantado debido a los costos de instalación reducidos. Los costos de instalación en las instalaciones pueden representar aproximadamente el 25 por ciento del costo del software.
Una desventaja de recibir software ERP a través de la nube es que no se puede acceder sin una conexión a Internet. También hay menos control sobre la seguridad que si tiene el software instalado en el sitio. Sin embargo, la accesibilidad y el punto de precio de un modelo basado en la nube es a menudo el punto de inflexión positivo para algunas empresas.
¿Qué es la integración ERP y cómo funciona?
Es muy probable que su empresa ya use algún software en sus operaciones diarias, ya sea QuickBooks para contabilidad o Salesforce para CRM. La integración ERP le permite aplicar su software actual a su nueva solución ERP para que las funciones puedan trabajar juntas de manera integral.
Cuando esté buscando oportunidades de integración de ERP, debe tener en cuenta si los posibles proveedores de ERP dicen que su producto es personalizable o configurable. Puede ser difícil recordar esta diferencia clave junto con todas las otras necesidades que tendrá que presentar a los proveedores potenciales, pero la diferencia entre el significado de estas dos palabras en el ámbito del software puede hacer o deshacer una opción de solución potencial .
Una solución de software personalizable puede modificarse utilizando código para agregar capacidades y características específicas. Este es un proceso que requiere más mano de obra que la implementación de requisitos para una solución configurable, que cumple con los requisitos sin usar código mediante el uso de herramientas que existen en la aplicación. Por lo tanto, dependiendo de los recursos de TI y desarrollo que estén disponibles en su empresa, puede preferir una solución configurable en lugar de una solución personalizable o viceversa.
Una de las razones por las que las integraciones de ERP pueden fallar se debe a la falta de planificación con respecto a factores como la necesidad de personalización, la configuración incorrecta del presupuesto y la ausencia de una estrategia de asignación de recursos de TI .
La posibilidad de una integración exitosa se puede mejorar mediante la creación de objetivos y el uso de la previsión al analizar las opciones de solución. Por ejemplo, una buena pregunta para hacerse podría ser «¿Puedo pagar el software ERP base más las características específicas que necesito?» Si la respuesta es no, puede comenzar a buscar opciones de menor costo o retrasar su marco de tiempo para la implementación de ERP.
¿Qué tipos de empresas utilizan los programas ERP?
Tanto las pequeñas empresas como las megacorporaciones utilizan el software ERP para optimizar sus flujos de trabajo. Las soluciones de recursos empresariales también se utilizan en varias industrias . Algunas de las industrias donde las pequeñas y grandes empresas utilizan comúnmente el software ERP incluyen:
- Al por menor
- Fabricación
- Farmacéutico
- Distribución
- Tecnología
- Hospitalidad
- Construcción
- Aeroespacial y Defensa
Si no ve su industria en la lista anterior, eso no significa que otras compañías en su industria ya no estén utilizando soluciones ERP.
Dependiendo del proveedor de ERP , el software se puede personalizar o configurar según las necesidades específicas de su industria. Por ejemplo, muchas compañías farmacéuticas que usan ERP pueden realizar un seguimiento de las regulaciones legales a través de su sistema ERP, lo que les permite actualizar su flujo de trabajo en consecuencia.
Dependiendo de la industria en la que se encuentre, puede haber soluciones ERP específicas desarrolladas teniendo en cuenta sus necesidades. Por ejemplo, el software de distribución y el software de fabricación se incluyen en el paquete ERP.
El beneficio de usar estas soluciones específicas para negocios de distribución o fabricación sería que el uso de este software especializado da como resultado una menor necesidad de personalización o configuración para que el software esté en funcionamiento.
El software ERP es una solución versátil y ampliamente implementada que muchas empresas utilizan para facilitar los procesos comerciales. Debido a la variedad de opciones de personalización y configuración disponibles, puede adaptar las soluciones a sus necesidades específicas y al software existente que ya utiliza.
Al automatizar flujos de trabajo a veces desafiantes y a menudo tediosos, las soluciones ERP tienen como objetivo facilitar un poco su flujo de trabajo diario.
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