Los errores comunes que cometen los abogados al enviar correos electrónicos.Los abogados son conocidos por su naturaleza cautelosa, pero como todos los demás, pueden cometer errores al usar el correo electrónico. Algunos se convierten en historias de terror, mientras que otros son solo vergüenzas. Los siguientes son errores comunes que los abogados cometen en los correos electrónicos.
Enviando ‘desde el escritorio de’
Esta terminología anticuada es tonta y pretenciosa. Peor aún, parte o la totalidad del nombre del remitente se corta porque la mayoría de las bandejas de entrada del sistema de correo electrónico no muestran los nombres del remitente por mucho tiempo. Solo usa tu nombre.
Agregar florituras elegantes
Algunos abogados intentan ser creativos con la apariencia de sus correos electrónicos. Los adornos de fantasía en las firmas son comunes, al igual que los gráficos o ilustraciones innecesarios. Cualquier cosa que haga que las palabras sean difíciles de leer es una mala idea. También hace que el mensaje sea más lento para abrir. Mantenlo simple. No estás vendiendo tu habilidad artística.
Olvidarse de usar el bloque de firma
La mayoría de los sistemas de correo electrónico tienen un bloque de firma automatizado fácil de usar. Úselo para eliminar el riesgo de que se olvide de incluir información básica como su nombre, dirección y número de teléfono. Algunos abogados convierten sus pies de página de correo electrónico en mini comerciales mientras que otros adoptan un enfoque minimalista. Muchos agregan un aviso de privacidad o descargo de responsabilidad legal. Todos estos son usos aceptables de un bloque de firma de correo electrónico.
Enviar correos electrónicos enojado
Los abogados pueden estar especialmente expuestos al correo electrónico mientras están enojados, aunque podría pasarle a cualquiera. En los viejos tiempos, los abogados tenían secretarias que escribían sus cartas y un largo retraso antes de recoger el correo. Vuelva a crear ese período de enfriamiento antes de enviar un correo electrónico. Podría marcar la diferencia entre conservar o perder clientes, amigos y dinero.
No responder rápidamente
Algunos abogados suponen que la antigua regla de cinco días para responder a la correspondencia comercial se aplica al correo electrónico. No lo hace. La gente espera respuestas más rápidas a un correo electrónico que una carta enviada por correo. Intenta responder dentro de las 24 horas. Si el asunto es complicado, envíe un reconocimiento y hágale saber a la persona cuándo esperar una respuesta. De lo contrario, se deja que el cliente especule si llegará alguna respuesta.
Envío de correo a la dirección incorrecta
La función de autocompletar en los sistemas de correo electrónico es una gran conveniencia, pero aumenta el riesgo de enviar un correo electrónico al destinatario incorrecto. Esto no podría ser más que una vergüenza menor, pero en algunos casos, podría equivaler a negligencia profesional. No envíe por correo electrónico accidentalmente comunicaciones confidenciales de clientes a abogados opuestos u otro cliente.
Uso de «Responder a todos» sin doble comprobación
Digamos que un abogado contrario le envía un correo electrónico con una propuesta o una afirmación de opinión. Reenvía el correo electrónico a los otros abogados de su firma que están involucrados en el caso. Pronto, el botón «responder a todos» se está utilizando de manera liberal, y nadie se da cuenta de que se está copiando a un abogado opuesto en la discusión interna de su empresa. Sucede. Cuando presione «responder a todos», verifique cada dirección de correo electrónico en la lista de destinatarios antes de presionar Enviar.
Usar líneas de asunto descuidadas
Una línea de asunto simple e informativa como «Caso de Parkerson» o «Acuerdo propuesto por Smith» funciona mejor. No deje la línea de asunto en blanco o su mensaje puede pasarse por alto. Mantenga su tono serio y profesional, evitando cualquier tentación de usar un asunto como «mi cliente idiota» u «orden del juez estúpido». Nunca olvides que un correo electrónico puede reenviarse a cualquier persona.
No discutas por correo electrónico
Cuando las personas hablan cara a cara, las señales faciales y los tonos vocales ayudan a aclarar su intención. En las llamadas telefónicas, la voz de un hablante señala cuando una declaración debe ser sarcástica, bromista o grave. Pero en el correo electrónico, es peligrosamente fácil malinterpretar por completo la intención de una persona y responder de manera inapropiada.
Los abogados, que discuten entre sí todo el tiempo, pueden estar especialmente en riesgo. Una respuesta desencadenante a la grosería u hostilidad percibida podría ser desastrosa. Espere un momento y luego lea el mensaje nuevamente. Incluso si todavía percibe grosería, intente responder con cortesía. Puede encontrar que desactiva la situación.
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