Solución de problemas

¿Que es la comunicación? ¿Para que nos sirve? Se puede definir la comunicación como el proceso que permite el intercambio de información (mensaje) entre las personas.

Tanto en las relaciones meramente personales como en las comerciales, la comunicación es un factor fundamental y sin su dominio es imposible aplicar una filosofía de Marketing en una empresa.

Esta tiene que comunicarse cada vez más y mejor con el mercado, dando a conocer sus productos y servicios, al mismo tiempo que recupera la máxima información para averiguar las necesidades de los consumidores, sus gustos…

Por otro lado, debe existir una corriente de comunicación en el interior de la empresa, con todos los departamentos de la misma y a todos los niveles.

A pesar de la complejidad de la comunicación y de los elementos que la condicionan, con un conocimiento y análisis de sus interrelaciones se puede conseguir un cierto grado de control de la misma.

La Comunicación en la empresa

A medida que la empresa crece es a veces fácil pasar por alto la necesidad de comunicación en la misma entre los diversos departamentos, necesidad que se manifiesta tanto en la confección conjunta del plan anual de Marketing como en la ejecución del mismo.

Las personas que trabajan en la empresa, sometidos a la actividad diaria, procederán en la práctica a omitir ciertas etapas del procedimiento y a tomar decisiones unilaterales; todo ello con el objetivo de cumplir con el empleo del tiempo asignado. Esto, a largo plazo, se convierte en situaciones de difícil salida y peligrosas para las Empresas.

Hay que tener muy presente que, por encima del deseo de que las cosas se hagan, no se puede olvidar que la comunicación y la coordinación son esenciales en el funcionamiento de cualquier empresa que se precie de serlo.

El departamento de Marketing tiene la obligación de conocer e interpretar lo que sucede en el mercado. Esta información es de suma importancia para el resto de los departamentos de la empresa (Producción, Contabilidad, etc.), pues ésta no puede operar sin su orientación.

Por otra parte, la responsabilidad del departamento de Marketing en cuanto a la política de precios, márgenes y rentabilidad de la inversión, hace que sea necesario un flujo continuo de comunicación entre estos y el departamento Económico Financiero. La planificación interdepartamental en la empresa exige:

• Precisar minuciosamente las responsabilidades en materia de comunicación.
• Prever y resolver rápidamente los problemas que surjan debido a la estrecha interdependencia de todos los departamentos de la empresa.
• Comunicar con exactitud los posibles problemas, soluciones e informaciones. Son diferentes las soluciones que se pueden adoptar para que la comunicación interna en la empresa sea una realidad, aunque éstas dependerán de los factores que afectan a cualquier organización empresarial.

El establecimiento de responsables o comités de coordinación suele ser una solución con resultados positivos, siempre que la responsabilidad no se diluya entre los miembros de los mismos y, como consecuencia, las decisiones se demoren.

Cuando las Empresas pueden permitírselo y en función de su tamaño, nace la figura del responsable de producto o Jefe de Producto. Además de las responsabilidades propias de su puesto, el Jefe de Producto suele ser el responsable de informar, sobre todo lo referente a su actividad, a los restantes departamentos de la empresa.

También existen métodos más sofisticados propios de las grandes multinacionales.

Tan importante como lo dicho hasta ahora es que se mantenga bien informado al departamento de Marketing sobre los planes y las acciones de otros departamentos que afectan directa o indirectamente a su actividad.

En cuanto a la comunicación externa, es decir, de la empresa hacia el mercado, se puede realizar a través de cuatro actividades principales:

• La Publicidad que a través de diferentes medios (cine, publicidad directa, publicidad en el lugar de venta, prensa, radio, televisión, Internet, etc.) pretende:
• Ayudar en sus tareas a la fuerza de ventas.
• Dar a conocer productos o servicios.
• Comunicar un determinado mensaje.
• Crear una imagen de empresa.
• Etcétera.

Y, en definitiva, facilitar información para ayudar a vender más o conseguir la aceptación de una determinada idea.

– La Promoción de Ventas, que consiste en poner en conocimiento de los consumidores e intermediarios condiciones especiales en un momento determinado, según la oferta de una empresa.

– Las Relaciones Públicas, con el objetivo de crear un clima de confianza y de proximidad con el público, utilizando diferentes medios de información.

– Las Acciones de la Fuerza de Ventas, que aunque no son muy empleadas por las empresas, su efectividad, si el personal comercial está preparado y formado para ello, resulta altamente positiva. No hay que olvidar que los vendedores son las personas de la empresa que más cerca se encuentran de nuestros clientes y, por tanto, en comunicación continúa con los mismos.

Planificación significa determinar los objetivos, incentivos y mediciones, abarcando de esta manera tanto el modo de alcanzar los objetivos, como los medios para valorar el avance. Siguiendo a John M. Brion, podemos decir que los objetivos fundamentales de la planificación son:

• Dirigir: Determinar los objetivos de la empresa, las metas a alcanzar, fijando el momento, las personas y las estrategias precisas.
• Integrar: Integrar el conocimiento y la capacidad creadora de la Dirección para adoptar las mejores decisiones.
• Integrar todos los objetivos, planes y acciones de modo que cada función, departamento y responsable actúe como miembro de un equipo unificado de trabajo hacia el logro de los objetivos de la empresa.
• Comunicar: Proporcionar comunicación formal eficiente de toda la información pertinente para conseguir los objetivos a través de la organización, en sentido vertical desde el mercado y los departamentos, y en sentido horizontal a través de las funciones.
• Controlar: Mantener todas las partes de la empresa dentro del camino señalado. Asegurar que todas las decisiones y acciones estén coordinadas, situadas en el tiempo y ejecutadas como se proyectó. Coordinar y controlar de un modo centralizado todos los costos de producción y ejecución. Instaurar un feed-back para conseguir un rendimiento futuro mejor.

Para conseguir los objetivos marcados por la política comercial (crecer en una línea de productos un 18 por 100 en 2010, conseguir una participación en la zona de Latinoamérica del 38 por 100 a finales de 1984, etc.) el departamento de Marketing cuenta con instrumentos eficaces que se concretan en el MARKETING-MIX. Estos instrumentos son los siguientes:

• – Producto
• – Precio
• – Distribución
• – Servicio
• – Comunicación: publicidad, promoción de ventas, fuerzas de ventas.

A la habilidad de combinar los diferentes instrumentos o factores para alcanzar los objetivos perseguidos, es a lo que denominamos ESTRATEGIAS y TACTICAS.

Asertiva

Comportamiento asertivo que promueve la igualdad en las relaciones humanas, permitiéndonos actuar en nuestro mejor interés, defendernos sin ansiedad, expresar nuestros sentimientos con facilidad y honestidad, ejercer nuestros derechos sin negar los de los demás’ – Emmons & Alberti (2003)

Comunicación no verbal

La «comunicación no verbal» podría definirse, por tanto, como una transmisión de contenidos, construcción y puesta en común de significados que se produce independientemente del uso de las palabras.

El componente no verbal de la comunicación, de hecho, incluye todos los aspectos de los mensajes además de las palabras. De hecho, Greene (1980) prefiere utilizar la distinción entre «comunicación que utiliza palabras» y «comunicación que no las utiliza», en lugar de verbal y no verbal. que se considera la forma más refinada y evolucionada de relacionarse.

La «comunicación» es un intercambio dinámico, un envío y recepción de información, pensamientos, actitudes, un intercambio y construcción de significados.

La «comunicación no verbal» podría definirse, por tanto, como una transmisión de contenidos, construcción y puesta en común de significados que se produce independientemente del uso de las palabras. El componente no verbal de la comunicación, de hecho, incluye todos los aspectos de los mensajes además de las palabras.

Verbal

La comunicación verbal consiste en las palabras que usamos cuando hablamos o escribimos. Este es el nivel del que somos más conscientes, el que más cuidamos.

La comunicación verbal requiere un conjunto específico de habilidades que se centran en el uso de palabras para transmitir información a quienes te rodean.

Aunque el término se refiere tanto a la comunicación escrita como oral, se utiliza principalmente para describir la comunicación a través del habla.

El elemento principal de este tipo de comunicación es la elección de palabras por parte del individuo y cómo se reciben y posiblemente se interpretan.

Para ser un comunicador verbal eficaz, se necesita algo más que hablar; de hecho, las habilidades verbales incluyen tanto la forma en que proporciona información como la forma en que recibe los mensajes.

Efectiva

La definición de comunicación es difícil en sí misma ya que nos lleva a elegir uno de los significados con los que se utiliza.

En el caso de la comunicación efectiva, ahora se acuerda que el ámbito es el de la comunicación interpersonal. Esa es la forma en que las personas se comunican, intercambiando mensajes a través de canales verbales (palabras) y no verbales (gestos, expresiones faciales, tono de voz, etc.).

La comunicación efectiva es, por tanto, el área que estudia los mecanismos que pueden hacer que algunas formas de comunicación sean más fructíferas que otras.

El propósito es muy práctico: aplicar teorías y técnicas que te permitan mejorar tu efectividad en el trato con los demás. Simplificando, podemos considerar la comunicación efectiva como una forma de comunicación en la que el hablante asume la responsabilidad de comprender el mensaje del otro y hacerlo entender plenamente.

Partiendo de una escucha activa y con un estilo asertivo. Con un estilo de gestión que, dependiendo de la emocionalidad del momento, alterna el enfoque del enfrentamiento al otro con la protección de la relación, creando un clima de confianza.

Escrita

La comunicación escrita se define como la acción de transmitir y compartir información, mediante el uso de un código escrito. Es un lenguaje que integra una gran variedad de símbolos, a cada uno de los cuales se le asigna una pronunciación y un significado particular.

Las palabras y las letras ayudan a dar forma a los mensajes. Combinándolos de manera consistente, es posible crear un discurso que sea comprensible para el lector.

Es una comunicación que utiliza cualquier recurso físico, generalmente lápiz y papel. Hoy se han ampliado las herramientas que permiten mostrar este tipo de lenguaje, este es el caso de las computadoras y dispositivos móviles.

El primer ejemplo de comunicación escrita que proviene de la antigüedad, lo encontramos a través de pictogramas. Estos pueden reconocerse mediante el uso de técnicas de dibujo y el uso de varios signos. Los primeros humanos conceptualizaron sus ideas a través de esta técnica.

Oral

La comunicación oral es la primera forma de comunicación del hombre. Durante miles de años el hombre transmite información y conocimientos mediante el uso exclusivo de la voz y el oído.

La transmisión oral permite la comunicación entre hombres y, de forma parcial, también a las generaciones futuras.
Ver: origen del marketing, publicidad y ventas , comunicacion efectiva

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