¿Qué es un diagrama de flujo? Definición, concepto, significado

¿Qué es un diagrama de flujo? Definición, concepto, significado.Un diagrama de flujo es una representación gráfica o simbólica de un proceso. Cada paso del proceso está representado por un símbolo diferente y contiene una breve descripción del paso del proceso. Los símbolos del diagrama de flujo están vinculados entre sí con flechas que muestran la dirección del flujo del proceso.

Símbolos comunes de diagramas de flujo

Los diferentes símbolos del diagrama de flujo tienen diferentes significados. Los símbolos de diagrama de flujo más comunes son:

  • Terminator : una forma de diagrama de flujo ovalado que indica el inicio o el final del proceso.
  • Proceso : una forma de diagrama de flujo rectangular que indica un paso de flujo de proceso normal.
  • Decisión : una forma de diagrama de flujo de diamantes indica una rama en el flujo del proceso.
  • Conector : una forma de diagrama de flujo circular pequeña, etiquetada, utilizada para indicar un salto en el flujo del proceso. (Se muestra como el círculo con la letra «A», a continuación).
  • Datos : un paralelogramo que indica la entrada o salida de datos (E / S) para un proceso.
  • Documento : Se utiliza para indicar un documento o informe.

Diagrama de flujo tal cual

Lo mejor de los diagramas de flujo es que le permiten ver el flujo del proceso de un vistazo, por lo que mi primera definición alternativa de «Diagrama de flujo» es una instantánea de sus procesos comerciales . Esto se llama comúnmente un diagrama de flujo como es .

Puede decir mucho sobre la complejidad (y, a menudo, sobrecomplejidad) de muchos procesos de negocios simplemente mirando un diagrama de flujo tal como está, sin siquiera leer el texto en los símbolos. Puede ver fácilmente el flujo de información y materiales, ramas en el proceso, oportunidades para bucles infinitos, la cantidad de pasos del proceso, operaciones interdepartamentales y más.

Lente de zoom del proceso

La segunda cosa interesante sobre los diagramas de flujo es que le permiten ver el flujo del proceso en diferentes niveles, por lo que mi segunda definición alternativa de Diagrama de flujo es una lente de zoom para sus procesos comerciales .

Los diagramas de flujo a menudo se clasifican en 3 niveles: nivel alto, nivel medio y nivel bajo (detallado). Un diagrama de flujo de alto nivel podría ser un proceso definido a nivel de sistema grande o de toda la empresa. Un diagrama de flujo de nivel medio podría ser un proceso definido a nivel de departamento, y un diagrama de flujo de bajo nivel podría ser un proceso definido a nivel de trabajo.

Por ejemplo, solía ejecutar un departamento de pruebas. La validación del producto fue un paso del proceso incluido en un diagrama de flujo de alto nivel en el procedimiento de Introducción del nuevo producto.

El proceso de prueba de validación en sí se documentó en un diagrama de flujo de nivel medio que muestra las actividades del departamento general requeridas para respaldar las pruebas de calificación. Profundizando, algunas de las instrucciones de trabajo de ISO 9000 para tipos de pruebas individuales tenían diagramas de flujo detallados de bajo nivel que documentaban cómo realizar cada prueba.

Algunas herramientas de diagrama de flujo (incluido Microsoft Excel) le permiten agregar hipervínculos a los símbolos de diagrama de flujo. Los hipervínculos le permiten hacer clic en un símbolo de diagrama de flujo, desglosando desde un paso de proceso de alto nivel a un conjunto detallado de pasos de flujo de proceso. Esto realmente le brinda la capacidad de lente de zoom.

Bancos de pruebas de proceso

El tercer aspecto interesante de los diagramas de flujo es que le permiten realizar experimentos sin riesgos, por lo que teniendo esto en cuenta, mi tercera y última definición alternativa de Diagrama de flujo es un banco de pruebas de proceso .

Todas las mejoras de procesos requieren cambios, y la mayoría de los cambios implican riesgos, requieren trabajo, cuestan dinero o infunden cierto nivel de incertidumbre emocional y miedo. Puede mitigar cada uno de estos mediante la creación de diagramas de flujo de cualquier cambio operativo propuesto. Cada diagrama de flujo puede ser un «qué pasaría si» que ayuda a los jugadores involucrados a ver más fácilmente los riesgos involucrados. Personalmente, hago diagramas de flujo antes y después de todos los cambios significativos del proceso.

Otros nombres de «Diagrama de flujo»

Desafortunadamente, el mundo de los diagramas de flujo no ha llegado a un acuerdo unánime sobre qué llamar como diagramas de flujo. Los nombres alternativos comunes incluyen: diagrama de flujo, diagrama de flujo de proceso, mapa de proceso, diagrama de proceso, modelo de proceso. Francamente, todas las variaciones se vuelven un poco molestas. Prefiero el «diagrama de flujo» pero utilizo ampliamente el «diagrama de flujo» y otros términos porque eso es lo que la gente suele buscar en línea.

Una gran molestia son los términos que tienen diferentes significados según el contexto. Por ejemplo, el término «Mapa de proceso» a menudo se refiere a diagramas de flujo que asignan datos de atributos (entradas y salidas) a cada paso del proceso. Pero «Mapa de proceso» también se utiliza para referirse a diagramas de flujo que mapean las interrelaciones entre los procedimientos de nivel superior en un sistema ISO 9000. Y tengo un libro sobre «Mapeo de procesos» que no contiene más que diagramas de flujo tradicionales.

Diagrama de flujo a menudo es sinónimo de Diagrama de flujo de datos, una representación gráfica del flujo de información en un programa de computadora. También he visto el término mal utilizado para significar diagramas de flujo estándar.

La notación de modelo de proceso de negocio (BPMN) es un tipo de diagrama más técnico y no debe usarse como sinónimo de diagrama de flujo. Por último, los diagramas de actividad, que se usan en el modelado UML, son básicamente diagramas de flujo, pero se usan junto con otros tipos de diagramas que representan el diseño y el uso del software.

Cuándo usar un diagrama de flujo

Desarrollar la comprensión de cómo se realiza un proceso.
Estudiar un proceso de mejora.
Para comunicar a los demás cómo se realiza un proceso.
Cuando se necesita una mejor comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso
Para documentar un proceso
Cuando planifique un proyecto

Procedimiento básico de diagrama de flujo

Materiales necesarios: notas adhesivas o tarjetas, un gran trozo de papel de rotafolio o papel de periódico y rotuladores.

Definir el proceso a ser diagramado. Escriba su título en la parte superior de la superficie de trabajo.
Discuta y decida sobre los límites de su proceso: ¿Dónde o cuándo comienza el proceso? ¿Dónde o cuándo termina? Discuta y decida sobre el nivel de detalle que se incluirá en el diagrama.
Lluvia de ideas sobre las actividades que tienen lugar. Escriba cada uno en una tarjeta o nota adhesiva.

Organice las actividades en la secuencia adecuada.
Cuando se incluyen todas las actividades y todos están de acuerdo en que la secuencia es correcta, dibuje flechas para mostrar el flujo del proceso.
Revise el diagrama de flujo con otras personas involucradas en el proceso (trabajadores, supervisores, proveedores, clientes) para ver si están de acuerdo en que el proceso se dibuja con precisión.

Consideraciones

No se preocupe por dibujar el diagrama de flujo «de la manera correcta». En última instancia, la forma correcta es la forma en que ayuda a los involucrados a comprender el proceso.

Identificar e involucrar en el proceso de diagrama de flujo a todas las personas clave involucradas en el proceso. Esto incluye proveedores, clientes y supervisores. Involúcrelos en las sesiones de diagramas de flujo reales al entrevistarlos antes de las sesiones y / o mostrándoles el diagrama de flujo en desarrollo entre las sesiones de trabajo y obtener sus comentarios.
No asigne un «experto técnico» para dibujar el diagrama de flujo. Las personas que realmente realizan el proceso deberían hacerlo.

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