¿Qué es un Hotel PMS? Todo sobre el Sistema de Gestión de la Propiedad del Hotel

¿Qué es un Hotel PMS? Todo sobre el Sistema de Gestión de la Propiedad del Hotel.Un sistema de administración de propiedades de hotel (Hotel PMS) es un software que ayuda a los hoteles a organizar, programar y administrar sus operaciones diarias de manera eficiente. Permite que los hoteles, tanto pequeños como independientes, y grupos, manejen el flujo de trabajo de la oficina, incluyendo la reserva, el registro de entrada y la salida de los huéspedes, la asignación de habitaciones a los huéspedes, la delegación de tareas de limpieza y la facturación, etc.

De las operaciones del hotel, asegura el flujo continuo de información interdepartamental. Esto ayuda al personal del hotel a coordinar mejor las funciones operativas en todos los departamentos. En pocas palabras, el PMS de un hotel automatiza y agiliza las operaciones, ahorra horas de trabajo y ayuda a servir mejor a los huéspedes.

¿Quién trabaja en un hotel PMS?

Ya sea que se trate de un gerente general, un empleado de recepción, un personal de limpieza o incluso el personal de un punto de venta, casi todos trabajan en un PMS del hotel. Veamos cómo un Hotel PMS ayuda a cada uno de ellos.

Personal de la recepción: utilizando un sistema inteligente de administración de hoteles, el personal de la recepción de un hotel puede agilizar todo el proceso de reserva, desde la aceptación de reservas (que llegan a través de visitas sin cita previa, OTA, agencias de viajes), la asignación de habitaciones, su confirmación y el envío de una confirmación correo al invitado. También pueden recibir solicitudes de cancelación / modificación de la reserva y mejoras de habitación, etc. con facilidad. Aquí hay algunas otras tareas que realiza el personal de la oficina principal con un PMS del hotel:

  • Registro de invitados
  • Llegada Salida
  • Auditoria nocturna
  • Gestión de salas – marcando salas que requieren atención de limpieza.
  • Personal de limpieza: la excelente limpieza desempeña un papel vital para garantizar la satisfacción de los huéspedes. Después de la salida, cuando el personal de recepción marca una habitación como desocupada, el PMS envía una alerta al departamento de limpieza. Y una vez que se realiza la limpieza y la habitación está lista, el personal de limpieza puede marcar la habitación como lista para ocupar en el software. Esto ayuda al personal de recepción a conocer las habitaciones que están listas para mudarse y, por lo tanto, le ayuda a ofrecer un servicio de registro más rápido para los huéspedes. Además, un PMS del hotel puede ayudar a programar las tareas de limpieza, asignar personal y realizar un seguimiento de los mismos para su finalización oportuna.
  • POS Outlet Staff: los huéspedes no se quedan en un hotel. También utilizan los restaurantes, bares, gimnasios, spas y tiendas de regalos del hotel (también conocidos como puntos de venta POS). Y no es la mejor experiencia si tienen que seguir pagando cada vez que visitan cualquiera de los puntos de venta. Por lo tanto, en tal caso, es recomendable publicar todos sus cargos de POS (también conocidos como cargos que no son por habitación) directamente en sus habitaciones. Esto significa que el personal de POS puede publicar sus facturas en su habitación y los huéspedes pueden pagar la factura final mientras realizan el check out. Esta automatización a través de una integración de PMS y POS ahorra tiempo y ayuda a evitar errores de facturación.
  • Gerente general: los gerentes generales se encargan de la administración general de un hotel. También son responsables de la planificación estratégica para garantizar el éxito de un negocio hotelero. Y para esto, necesitan aprovechar el poder de un PMS de hotel todo en uno que les ayuda con KPI y perspectivas. A PMS del hotel proporciona varios informes operativos que incluyen el historial y el informe de previsión, el informe de ingresos, el informe de reservas, el informe de auditoría nocturna, el informe financiero, el informe de historial de huéspedes y los informes de ocupación, etc. para tomar decisiones comerciales clave.

Tipos de PMS

Sobre los tipos de PMS de hoteles, actualmente vemos tres variantes de ellos:

PMS del hotel local / basado en servidor / heredado

Normalmente se instala a través de un servidor local en el nivel de la propiedad (hotel) al que se puede acceder a través de los escritorios. Los hoteles deben hacerse cargo de la inversión de capital en hardware, servidores y derechos de licencia. También deben pagar por las actualizaciones y deben tener un equipo de TI dedicado para administrar todo.

Híbrido en la nube del hotel PMS

Esta es una aplicación que ha evolucionado desde su naturaleza heredada hasta una interfaz web a la que se puede acceder a través del navegador web en una computadora, tableta y dispositivo móvil. Puede ser alojado localmente en el nivel de la propiedad o de forma remota. Sin embargo, ciertas funcionalidades / elementos de PMS se mantendrán en las instalaciones. Muchos proveedores locales de PMS están utilizando este enfoque para conservar su participación en el mercado.

PMS para hoteles en la nube nativo de la Web

Esta es la forma más pura de PMS basado en la nube. Se puede acceder a dicho PMS desde cualquier lugar, en cualquier momento utilizando un navegador o teléfono móvil. Se puede alojar a través de una nube privada o pública. En comparación con la versión en la nube local o híbrida, esta aplicación es más ágil, flexible y abierta a múltiples tenencias. Para los hoteleros, las actualizaciones son gratuitas. Lo más importante es que ofrece API abiertas para una fácil implementación de varias soluciones de terceros.

El surgimiento del sistema de gestión de propiedades hoteleras basado en la nube.
En los últimos años, el software de administración de hoteles basado en la nube ha sido rápidamente adoptado en todo el mundo, en todos los tipos de propiedades, independientemente de su volumen de operaciones, el tamaño del personal y las ofertas para los huéspedes.

Ventajas

Estas son algunas de las razones que han llevado a un crecimiento en la demanda de PMS en la nube:

  • Fácil de implementar
  • Proceso de implementación más rápido
  • La propiedad puede ir a vivir rápidamente
  • Bajo costo de propiedad del software debido a la falta de inversión en la tarifa de licencia, los servidores y el equipo de TI dedicado
  • Las actualizaciones de software y las actualizaciones son gratuitas
  • Proporciona movilidad con acceso remoto, en cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Problemas relacionados con el soporte minimizado ya que no hay instalaciones locales
  • Ofrece API abiertas para permitir una integración perfecta con una gran cantidad de soluciones de terceros
  • Seguridad de datos garantizada.
  • Ofrece escalabilidad
  • Las funcionalidades fáciles de usar ayudan a retener al personal del hotel
  • Respetuoso con el medio ambiente, ya que incluye un uso reducido de hardware y software de TI.

Sistema de gestión de propiedades de hotel en la nube como plataforma (Capacidades de integración)

Un hotel PMS no solo ayuda a automatizar y agilizar las operaciones en todos los departamentos de un hotel. Ahora también ha evolucionado como una plataforma que ayuda a los hoteles a aumentar la visibilidad y la reputación en línea, llegar al público objetivo a través de geografías, vender más habitaciones para obtener más ganancias. A diferencia de un PMS basado en servidor, un PMS en la nube se basa en estándares web comunes y API abiertas para permitir una integración fluida y sin problemas con una gran cantidad de soluciones de terceros. Veamos cómo un PMS en la nube ayuda en esto.

  • Administrador de canales: la integración entre el sistema de administración de propiedades de un hotel y la plataforma de administración de canales es una característica que «debe tener». La conectividad bidireccional de la integración empuja automáticamente las tarifas y disponibilidades del PMS al administrador de canales para su distribución a través de todos los OTA / canales de ventas conectados. Y de manera similar, a través del gestor de canales, las reservas en OTA / canales de ventas también se actualizarán instantáneamente en el PMS. Ayuda a lidiar con el exceso de reservas y problemas de doble reserva.
  • Administración de ingresos: un sistema de administración de propiedades hoteleras debe integrarse con un software de administración de ingresos para ayudar a los hoteles a maximizar los ingresos. Esta integración ayuda con un pronóstico preciso de la demanda, evalúa la rentabilidad de cada reserva, influye en la reputación en línea de un hotel en su decisión de precios y, en última instancia, ayuda a determinar el mejor precio para el momento adecuado para el cliente adecuado.
  • Administración de la reputación en línea: esta es otra área que desempeña un papel importante en el éxito general de un hotel, y un sistema de gestión de la reputación del hotel que se integra con una solución de gestión de la reputación en línea puede ayudar mucho en esto. Esta integración lo ayuda a ver las opiniones de los clientes en múltiples plataformas, de modo que pueda analizar y comprender su sentimiento como invitado. También le permite automatizar el proceso de recopilación de revisiones para mejorar sus calificaciones y reputación en línea.
  • Motor de reservas web y motor de reservas de Facebook: este aspecto es muy importante para los hoteleros para generar reservas más directas. A través de esta integración, puede animar a su público objetivo a reservar directamente con usted a través de su sitio web o página de Facebook.
  • Inteligencia de negocios: esto le ayuda a ver los KPI críticos de varias fuentes, incluyendo PMS, sitio web y POS, etc. en un solo lugar. Le permite comparar negocios en los libros con el pronóstico y el presupuesto.

Algunas integraciones más importantes –

  • Sistema de bloqueo de la puerta
  • Sistema de televisión interactiva
  • Lealtad
  • Facturación por internet
  • Sistema de correo de voz
  • Máquina expendedora
  • Check-in en quiosco
  • Máquina EDC
  • EPABX
  • Escáner de pasaportes.

Consultar también: qué es un PMS hotelero; Hotel Property Management System: Sistemas de gestión de propiedades hoteleras: productos y características;Importancia de un PMS no solo en la industria hotelera

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