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Qué tipos de comunicación existen, cuantos; formas, hay

Qué tipos de comunicación existen, cuantos; formas, hay. Primer intento de clasificación.La comunicación se puede categorizar en cuatro tipos básicos: (1) Comunicación interpersonal (2) comunicación verbal; (3) comunicación escrita; y (4) comunicación no verbal. Cada uno tiene sus propias ventajas, desventajas e incluso peligros.

Comunicación interpersonal

Una de las formas de comunicación más importantes, sino la más importante, en la que un gerente se compromete a diario es la comunicación interpersonal. La comunicación interpersonal se puede describir de varias maneras, pero cuando examinamos lo que significa en el contexto de la gestión, podemos definir la comunicación interpersonal como la comunicación entre un pequeño grupo de personas, generalmente en un entorno cara a cara, donde los participantes participar en un diálogo mínimamente restringido entre ellos.

La razón por la que digo que es “mínimamente restringida” se debe a que las personas que participan en la comunicación interpersonal comparten un cierto grado de familiaridad entre ellas, lo que las hace más propensas a divulgar información o proporcionar más detalles íntimos de lo que haría con un extraño, ejemplo.

La comunicación interpersonal, en esencia, rompe las barreras que las personas ponen para protegerse. Te permites ser vulnerable poniéndote ahí afuera.

Los gerentes que participan en la comunicación interpersonal con sus subordinados demuestran que no solo se preocupan por la organización, especialmente una que usa equipos, sino que también se preocupa por sus empleados. Tomarse el tiempo para saber quiénes son sus empleados los hará sentir valorados. Esto no quiere decir que todos los empleados querrán conocerlo en un nivel más personal, pero al menos les dice que les gustaría. Cuanto más valorado sea el empleado, menos barreras sentirá que necesita construir a su alrededor y más fácilmente fluirá la información. A medida que las barreras bajan, se forman relaciones que crean valor dentro de la organización, aumenta la satisfacción laboral y el lugar de trabajo se convierte en un lugar donde a todos les gusta estar.

Es igualmente importante que un gerente se comunique interpersonalmente con la alta gerencia también. Dado que los gerentes sirven como un guardián de información entre la alta gerencia y los subordinados, un gerente efectivo entiende su rol para mantener abiertas las líneas de comunicación. Cuando la información de la organización no llega a su destinatario, toda la organización puede sufrir.

Comunicación verbal

Las comunicaciones verbales en los negocios tienen lugar por teléfono o en persona. El medio del mensaje es oral . La retroalimentación también ayuda al gerente a decir si ella ha comunicado el Mensaje correctamente).

Si la comunicación verbal fuera tan simple como simplemente “hablar”, no habría tantos argumentos en el lugar de trabajo. Eso se debe a que muchos argumentos suceden como resultado de malentendidos, originalmente causados ​​por una mala comunicación. Por ejemplo, tal vez una palabra que usaste ofendió a un cliente, pero ni siquiera te diste cuenta de que ofendiste a la persona. Si hubiera elegido sus palabras con más cuidado, el malentendido podría no haber sucedido.

Si nunca antes has pensado en las habilidades de comunicación verbal, tomará algo de tiempo y práctica para aprender. Comience centrándose en estas cinco habilidades de comunicación verbal:

  • Hable claramente: hable lo suficientemente alto para que los demás lo escuchen, y enuncie sus palabras.
  • Concéntrese en hacer sonar cada sílaba para que la persona con la que está hablando pueda entenderlo fácilmente.
  • Elija cuidadosamente sus palabras: las palabras que usa deben ser apropiadas según los estándares de cualquiera.
  • Si alguna vez se encuentra preguntándose si una palabra es apropiada para el lugar de trabajo, probablemente sea mejor no usarla.
  • Practica usando palabras que muestren tu inteligencia y profesionalismo.
  • Use el tono apropiado: su tono o sonido de su voz dice mucho sobre lo que está diciendo y cómo se siente.
  • Asegúrese de que el tono de su voz coincida con las palabras y el sentimiento que está expresando.
  • Considere a su audiencia: a veces es posible que desee cambiar su estilo de comunicación o cómo se comunica, dependiendo de con quién esté hablando.
  • Cómo hablas con tu sobrina de cinco años no es lo mismo que debes hablar con tu jefe.
  • Responda apropiadamente: Responder apropiadamente requiere que piense antes de hablar. Cuando respondes automáticamente, te arriesgas a decir algo que no quieres decir y posiblemente ofender a la otra persona.

Cuentacuentos

La narración de historias ha demostrado ser una forma efectiva de comunicación verbal; cumple una importante función organizativa al ayudar a construir significados comunes para las personas dentro de la organización. Las historias pueden ayudar a aclarar los valores clave y ayudar a demostrar cómo se hacen las cosas dentro de una organización, y la frecuencia, fuerza y ​​tono de la historia se relacionan con un mayor compromiso organizacional . La calidad de las historias que cuentan los empresarios se relaciona con su capacidad para asegurar capital para sus empresas .

Comunicación escrita

A diferencia de las comunicaciones verbales, las comunicaciones comerciales escritas son mensajes impresos. Ejemplos de comunicaciones escritas incluyen memos, propuestas, correos electrónicos, cartas, manuales de capacitación y políticas operativas.

Pueden estar impresos en papel, escritos a mano o aparecer en la pantalla. Normalmente, una comunicación verbal tiene lugar en tiempo real. La comunicación escrita, por el contrario, se puede construir durante un período de tiempo más largo. La comunicación escrita a menudo es asincrónica (ocurre en diferentes momentos). Es decir, el Remitente puede escribir un Mensaje que el Receptor puede leer en cualquier momento, a diferencia de una conversación que se lleva a cabo en tiempo real.

Muchas personas también pueden leer una comunicación escrita (por ejemplo, todos los empleados de un departamento o todos los clientes). Es una comunicación “uno a muchos”, en oposición a una conversación verbal uno-a-uno. Hay excepciones, por supuesto: un correo de voz es un mensaje oral que es asincrónico.

Escribir es otra forma de comunicación, y es una que usará a menudo en el lugar de trabajo. Al igual que la comunicación verbal y no verbal, la comunicación escrita tiene su propio conjunto de reglas. Ya sea que esté escribiendo un correo electrónico simple o un informe importante, debe intentar escribir profesionalmente utilizando la gramática y la puntuación correctas. Es muy difícil mostrar y leer las emociones por escrito, pero hay que tener cuidado porque las cosas como el sarcasmo a menudo no se traducen bien a través de la comunicación escrita y pueden interpretarse de manera incorrecta. Sin embargo, como remitente del mensaje, depende de USTED asegurarse de que su mensaje se comunique con claridad. La responsabilidad de la claridad del mensaje es suya. La comunicación escrita debe ser clara y concisa para transmitir adecuadamente el mensaje.

La mayoría de los trabajos implican algún grado de escritura. De acuerdo con la Comisión Nacional de Escritura, el 67% de los empleados asalariados en grandes empresas estadounidenses y empleados estatales profesionales tienen cierta responsabilidad por escrito. La mitad de las empresas que respondieron informaron que tienen en cuenta la escritura al contratar empleados profesionales, y el 91% siempre tienen en cuenta la escritura cuando contratan (para cualquier puesto, no solo a nivel profesional).

Afortunadamente, es posible aprender a escribir claramente. Aquí hay algunos consejos para escribir bien. Thomas Jefferson resumió las reglas de la escritura con esta idea: “No use dos palabras cuando lo haga”. Uno de los mitos más antiguos en los negocios es que escribir más nos hará parecer más importantes; De hecho, lo opuesto es verdad. Los líderes que pueden comunicarse de manera simple y clara proyectan una imagen más fuerte que aquellos que escriben mucho pero no dicen nada.

Comunicación no verbal

Lo que dices es una parte vital de cualquier comunicación. Pero lo que no dices puede ser aún más importante. La investigación también muestra que el 55% de la comunicación en persona proviene de señales no verbales como expresiones faciales, postura corporal y tono de voz. Según un estudio, solo el 7% de la comprensión de un mensaje por parte de un receptor se basa en las palabras reales del remitente; El 38% se basa en paralenguaje (el tono, ritmo y volumen del habla) y el 55% se basa en indicaciones no verbales (lenguaje corporal).

La investigación muestra que las señales no verbales también pueden afectar si obtienes una oferta de trabajo. Los jueces que examinaron las cintas de video de los solicitantes reales pudieron evaluar las habilidades sociales de los candidatos con el sonido apagado. Observaron la velocidad de los gestos, el tiempo dedicado a hablar y la formalidad de la vestimenta para determinar qué candidatos serían los más exitosos socialmente en el trabajo. Por esta razón, es importante considerar cómo aparecemos en los negocios así como también lo que decimos. Los músculos de nuestras caras transmiten nuestras emociones. Podemos enviar un mensaje silencioso sin decir una palabra. Un cambio en la expresión facial puede cambiar nuestro estado emocional. Antes de una entrevista, por ejemplo, si nos centramos en sentirnos confiados, nuestro rostro transmitirá esa confianza a un entrevistador.

Para ser comunicadores efectivos, debemos alinear nuestro lenguaje corporal, apariencia y tono con las palabras que intentamos transmitir. La investigación muestra que cuando las personas mienten, es más probable que pestañeen con más frecuencia, cambien de peso y se encojan de hombros .

Otro elemento de comunicación no verbal es el tono. Un tono diferente puede cambiar el significado percibido de un mensaje, demuestra cuán claramente esto puede ser cierto, ya sea en comunicación verbal o escrita. Si simplemente leemos estas palabras sin el énfasis añadido, nos dejaríamos maravillados, pero el énfasis nos muestra cómo el tono transmite una gran cantidad de información. Ahora puede ver cómo cambiar el tono de voz o la escritura puede incitar o desactivar un malentendido.

El lenguaje corporal del hablante debe coincidir con sus palabras. Si las palabras y el lenguaje corporal de un remitente no coinciden (si un remitente sonríe mientras cuenta una historia triste, por ejemplo), la falta de coincidencia entre las indicaciones verbales y no verbales puede hacer que el receptor no le guste activamente el remitente.

Aquí hay algunos ejemplos de señales no verbales que pueden apoyar o restar valor al Mensaje de un remitente.

Lenguaje corporal

Una regla simple es que la simplicidad, la franqueza y la calidez transmiten sinceridad. Y la sinceridad es clave para una comunicación efectiva. Un firme apretón de manos, dado con una mano cálida y seca, es una excelente forma de establecer la confianza. Un apretón de manos débil y pegajoso transmite una falta de confiabilidad. Morderse el labio transmite incertidumbre. Una sonrisa directa transmite confianza.

Contacto visual

En los negocios, el estilo y la duración del contacto visual que se considera apropiado varían mucho de una cultura a otra. En los Estados Unidos, mirar a alguien a los ojos (por alrededor de un segundo) se considera un signo de confiabilidad.

Expresiones faciales

El rostro humano puede producir miles de expresiones diferentes. Estas expresiones han sido descodificadas por expertos como correspondientes a cientos de diferentes estados emocionales . Nuestros rostros transmiten información básica al mundo exterior. La felicidad se asocia con una boca hacia arriba y ojos ligeramente cerrados; miedo con la boca abierta y los ojos muy abiertos. Los ojos revoltosos (“furtivos”) y los labios fruncidos transmiten una falta de confiabilidad. El efecto de las expresiones faciales en la conversación es instantáneo. Nuestros cerebros pueden registrarlos como “un sentimiento” sobre el carácter de alguien.

Postura

La posición de nuestro cuerpo con relación a una silla u otra persona es otro poderoso mensajero silencioso que transmite interés, distanciamiento, profesionalismo o falta de él. La cabeza hacia arriba, la espalda recta (pero no rígida) implica un carácter vertical. En situaciones de entrevista, los expertos aconsejan reflejar la tendencia de un entrevistador a inclinarse y acomodarse en su asiento. La sutil repetición de la postura de la otra persona transmite que estamos escuchando y respondiendo.

Toque

El significado de un simple toque difiere entre individuos, géneros y culturas. En México, cuando se hacen negocios, los hombres pueden verse atrapados en el brazo por otro hombre. Para alejarse se ve como grosero. En Indonesia, tocar a alguien en la cabeza o tocar cualquier cosa con el pie se considera altamente ofensivo. En el Lejano Oriente, de acuerdo con el escritor de etiqueta de negocios Nazir Daud, “se considera descortés que una mujer le dé la mano a un hombre” . Los estadounidenses, como hemos señalado, conceden gran valor a un apretón de manos firme. Pero el apretón de manos como un deporte competitivo (“la trituradora de huesos”) puede parecer innecesariamente agresivo, en el hogar y en el extranjero.

Espacio

El antropólogo Edward T. Hall acuñó el término proxémico para denotar los diferentes tipos de distancia que ocurren entre las personas. Estas distancias varían entre culturas.
De pie demasiado lejos de un colega (como una distancia para hablar en público de más de siete pies) o demasiado cerca de un colega (distancia íntima para abrazar) puede frustrar una comunicación verbal efectiva en los negocios.

Visto lo anterior, hay quien incluye en las formas de comunicación estas otras posibilidades:

Conversaciones cruciales

Si bien el proceso puede ser el mismo, las comunicaciones de alto riesgo requieren más planificación, reflexión y habilidades que las interacciones diarias normales en el trabajo. Ejemplos de eventos de comunicación de alto riesgo incluyen pedir un aumento o presentar un plan de negocios a un capitalista de riesgo. Además de estos eventos, también hay muchas veces en nuestra vida profesional cuando tenemos conversaciones cruciales-Discusiones donde no solo las apuestas son altas sino también donde las opiniones varían y las emociones se fortalecen . Una de las recomendaciones más consistentes de los expertos en comunicación es trabajar para usar “y” en lugar de “pero” a medida que se comunica en estas circunstancias. Además, tenga en cuenta su estilo de comunicación y flexibilidad de práctica; es en situaciones estresantes que los estilos de comunicación pueden volverse los más rígidos.

Las situaciones difíciles pueden hacer que la comunicación se sienta imposible, o al menos secundaria a la supervivencia y protegiendo su propio interés. Tanto el estrés como la incertidumbre pueden unirse para evocar su respuesta de lucha o huida en entornos personales y profesionales. Dominar la comunicación en situaciones difíciles es un proceso que dura toda la vida, pero cada vez que lo haces (… y tal vez fracases un poco), aprendes algo que puede enseñarte cómo hacerlo mejor la próxima vez.

Conciencia emocional

La conciencia emocional en la comunicación a menudo es malentendida y casi nunca se discute o se enseña.

Los sentimientos juegan un papel importante en la comunicación. La conciencia emocional o la capacidad de comprender los sentimientos lo ayudarán a tener éxito cuando se comunique con otras personas. Si eres emocionalmente consciente, te comunicarás mejor. Notarás las emociones de otras personas y cómo la forma en que se sienten influye en la forma en que se comunican. También comprenderá mejor lo que otros le están comunicando y por qué. A veces, entender cómo se comunica una persona contigo es más importante de lo que realmente se dice.

¿Alguna vez has intentado ocultar tus sentimientos? Es bastante difícil para la mayoría de nosotros hacerlo. Eso es porque las emociones no mienten. En lugar de tratar de ocultar o ignorar tus sentimientos, concéntrate en tomarte conciencia de tus sentimientos y los sentimientos de quienes te rodean para ser un mejor comunicador.

Puedes mejorar tu conciencia emocional centrándote en estas cinco habilidades:

  • Considere los sentimientos de otras personas: un día, un compañero de trabajo podría decirle algo personal que no parece importante que sepa, o un supervisor puede parecer enojado con usted sin motivo alguno. Para descubrir por qué, piense en lo que siente la otra persona. Considere cualquier situación que pueda estar afectando sus emociones y cómo eso a su vez podría afectar lo que le dicen.
  • Considere sus propios sentimientos: Así como los sentimientos de otras personas pueden afectar el mensaje que están tratando de enviar, sus propios sentimientos pueden interferir en su comunicación también. Cuando sienta una emoción o sentimiento fuerte, preste atención a esa emoción y trate de que no se interponga en su mensaje. Ambas emociones positivas, como la felicidad y las emociones negativas, como la ira, pueden obstaculizar la comunicación.
  • Tener empatía: la empatía es la capacidad de comprender y relacionarse con los sentimientos de otra persona. Una vez que hayas aprendido a reconocer los sentimientos de otra persona, puedes dar un paso más y relacionarte con esos sentimientos.
  • Opere con confianza: una buena comunicación requiere que genere confianza entre usted y la persona con la que se está comunicando. Puede ganarse la confianza de los demás enviando señales no verbales que coincidan con sus palabras.
  • Reconozca los malentendidos: un malentendido ocurre cuando dos personas piensan que están en la misma página acerca de algo, pero en realidad están pensando en dos cosas diferentes. Los malentendidos ocurren todo el tiempo, pero la conciencia emocional puede ayudarlo a evitar malentendidos.

Escuchar

Esto puede ser una sorpresa, pero a menudo escuchar es la parte más importante de la comunicación. Escuchar no es lo mismo que simplemente escuchar. Cuando escuchas a alguien hablar, estás comprometido con ellos y haciendo un esfuerzo por comprender exactamente lo que están tratando de decir. Escuchar es una habilidad crucial en el lugar de trabajo. Cuando las personas no se escuchan entre sí, todo el proceso de comunicación se rompe. Para ser un comunicador eficaz, primero debe aprender a ser un buen oyente.

Es importante notar que hay una diferencia entre simplemente escuchar y escuchar. Usamos nuestro sentido del oído todos los días. Cuando las personas nos hablan, las oímos hablar. Escuchamos música en la radio y oímos el canto de los pájaros cuando salimos. Entonces, ¿qué significa escuchar? Aquí hay cinco consejos para asegurarse de recibir el mensaje alto y claro.

  • Concéntrese en la persona que habla: evite la distracción haciendo contacto visual con el hablante. Si su mente comienza a divagar, vuelva a dirigir su atención al momento presente.
  • Asegúrese de comprender: a veces, sin importar qué tan bien escucha, simplemente no puede entender lo que se dice. En esta situación, asegúrese de hacer preguntas de seguimiento para una aclaración.
  • Espere su turno para hablar: evite interrumpir o interrumpir a otros cuando tenga algo que decir. Si un pensamiento le viene a la cabeza, escríbalo para más adelante para que pueda volver su atención a la persona que habla.
  • Mostrar interés: cuando no demuestra interés mientras escucha, distrae a la persona que habla. En lugar de enfocarse en lo que quieren decir, se preguntarán si están prestando atención o no.
  • Repite lo que se dijo con tus propias palabras: repetirlo con tus propias palabras te obliga a pensar lo que se dijo. Esto lo ayudará a comprender mejor el mensaje y lo ayudará a que se quede grabado en su mente.

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Por Angel Eulises Ortiz

Consultor en marketing online, SEO , SEM ; Blogger, curioso; amante de la tecnología, que quiere entender su entorno, la evolución de la publicidad e Internet; tel- ☎ : +573214800273