5 porqués Llegando a la raíz de un problema rápidamente.¿Alguna vez ha tenido un problema que se negó a desaparecer? No importa lo que hiciste, tarde o temprano volvería, tal vez en otra forma.
Los problemas obstinados o recurrentes a menudo son síntomas de problemas más profundos. Las «soluciones rápidas» pueden parecer convenientes, pero a menudo solo resuelven los problemas de la superficie y desperdician recursos que de otro modo podrían usarse para abordar la causa real.
En este artículo, observamos la técnica 5 porqués (a veces conocida como 5Y). Esta es una herramienta simple pero poderosa para cortar rápidamente los síntomas externos de un problema para revelar sus causas subyacentes, de modo que pueda tratarlo de una vez por todas.
Orígenes de la técnica de los 5 porqués
¿Quién la inventó?
Sakichi Toyoda, el industrial japonés, inventor y fundador de Toyota Industries, desarrolló la técnica 5 Porqués en la década de 1930. Se hizo popular en la década de 1970, y Toyota todavía lo usa para resolver problemas en la actualidad.
Toyota tiene una filosofía de «ir y ver». Esto significa que su toma de decisiones se basa en una comprensión profunda de lo que realmente está sucediendo en el taller. , en lugar de lo que alguien en una sala de juntas cree que podría estar sucediendo.
La técnica 5 Porqués es fiel a esta tradición, y es más efectiva cuando las respuestas provienen de personas que tienen experiencia práctica del proceso o problema en cuestión.
El método es notablemente simple: cuando ocurre un problema, profundiza en su causa raíz preguntando «¿Por qué?» cinco veces. Luego, cuando se hace evidente una contramedida, la sigue para evitar que el problema vuelva a ocurrir.
Nota:
Los 5 porqués utiliza «contramedidas», en lugar de «soluciones». Una contramedida es una acción o conjunto de acciones que busca evitar que el problema vuelva a surgir, mientras que una solución puede tratar de tratar el síntoma. Como tal, las contramedidas son más robustas y probablemente evitarán que el problema vuelva a ocurrir.
Cuándo usar un análisis de 5 porqués
Los 5 porqués es la técnica s más eficaz para resolver problemas simples o moderadamente difíciles.
Puede no ser adecuado si necesita abordar un problema complejo o crítico. Esto se debe a que 5 porqués puede llevarlo a buscar una sola pista, o un número limitado de pistas, de consulta cuando, de hecho, podría haber múltiples causas. En casos como estos, un método de mayor alcance como el análisis de causa y efecto o Modo de falla y análisis de efectos puede ser más efectivo
Sin embargo, esta técnica simple a menudo puede dirigirlo rápidamente a la causa raíz de un problema. Por lo tanto, cada vez que un sistema o proceso no funcione correctamente, pruébelo antes de embarcarse en un enfoque más profundo, y ciertamente antes de intentar desarrollar una solución.
La simplicidad de la herramienta también le da una gran flexibilidad, y 5 porqués se combina bien con otros métodos y técnicas, como el análisis de causa raíz . A menudo se asocia con Manufacturing , donde se utiliza para identificar y eliminar prácticas derrochadoras. También se usa en la fase de análisis de Six Sigma Metodología de mejora de la calidad.
Cómo usar los 5 porqués
El modelo sigue un proceso muy simple de siete pasos:
1. Reunir un equipo
Reúna a personas que estén familiarizadas con los detalles específicos del problema y con el proceso que está tratando de solucionar. Incluir a alguien para que actúe como facilitador , quién puede mantener al equipo enfocado en identificar contramedidas efectivas.
2. Defina el problema
Si puede, observe el problema en acción. Discuta con su equipo y escriba una breve y clara declaración del problema en la que todos estén de acuerdo. Por ejemplo, «El equipo A no está cumpliendo sus objetivos de tiempo de respuesta» o «La versión de software B resultó en demasiadas fallas de reversión».
Luego, escriba su declaración en una pizarra o nota adhesiva, dejando suficiente espacio alrededor para agregar sus respuestas a la pregunta repetida, «¿Por qué?»
3. Pregunte el primer «¿Por qué?»
Pregúntele a su equipo por qué ocurre el problema. (Por ejemplo, «¿Por qué el equipo A no cumple con los objetivos de tiempo de respuesta?»)
Preguntando «¿Por qué?» Suena simple, pero responderlo requiere un pensamiento serio. Busque respuestas basadas en hechos: deben ser relatos de cosas que realmente sucedieron, no adivinan lo que podría haber sucedido.
Esto evita que 5 porqués se convierta en un proceso de razonamiento deductivo, que puede generar una gran cantidad de posibles causas y, a veces, crear más confusión a medida que persigue problemas hipotéticos.
Los miembros de su equipo pueden encontrar una razón obvia por la cual, o varias razones plausibles. Registre sus respuestas como frases concisas, en lugar de palabras simples o declaraciones largas, y escríbalas debajo (o al lado) de su declaración del problema. Por ejemplo, decir «el volumen de llamadas es demasiado alto» es mejor que un vago «sobrecargado».
4. Pregunte «¿Por qué?» Cuatro veces más
Para cada una de las respuestas que generó en el Paso 3, pregunte cuatro «porqués» más sucesivamente. Cada vez, encuadre la pregunta en respuesta a la respuesta que acaba de registrar.
Propina:
Intente moverse rápidamente de una pregunta a la siguiente, para tener una idea completa antes de llegar a conclusiones.
5. Sepa cuándo parar
Sabrá que ha revelado la causa raíz del problema cuando pregunte «por qué» no produce más respuestas útiles, y no puede ir más allá. Una contramedida apropiada o un cambio de proceso deberían ser evidentes. (Como dijimos anteriormente, si no está seguro de haber descubierto la causa raíz real, considere usar una técnica de resolución de problemas más profunda como el análisis de causa y efecto , Análisis de Causa Raíz o FMEA .)
Si identificó más de una razón en el Paso 3, repita este proceso para cada una de las diferentes ramas de su análisis hasta llegar a una causa raíz para cada una.
Consejo 1:
El «5» en 5 por qué es realmente solo una » regla de oro» «En algunos casos, es posible que deba preguntar» ¿Por qué? «Unas cuantas veces más antes de llegar a la raíz del problema.
En otros casos, puede llegar a este punto antes de preguntar su quinto «¿Por qué?» Si lo hace, asegúrese de no haberse detenido demasiado pronto y de que no esté simplemente aceptando respuestas «instintivas».
El punto importante es dejar de preguntar «¿Por qué?» cuando dejas de producir respuestas útiles.
Consejo 2:
A medida que trabaja en su cadena de preguntas, es posible que alguien haya fallado en tomar las medidas necesarias. Lo mejor de 5 porqués es que te lleva a ir más allá de solo asignarle la culpa y preguntarte por qué sucedió eso. Esto a menudo apunta a problemas organizacionales o áreas donde los procesos necesitan ser mejorados.
6. Abordar la (s) causa (s) raíz (s)
Ahora que ha identificado al menos una causa raíz, debe discutir y acordar las contramedidas que evitarán que el problema vuelva a ocurrir.
7. Controle sus medidas
Esté atento a la eficacia con la que sus contramedidas eliminan o minimizan el problema inicial. Es posible que deba modificarlos o reemplazarlos por completo. Si esto sucede, es una buena idea repetir el proceso 5 porqués para asegurarse de haber identificado la causa raíz correcta.
Puntos clave
La estrategia 5 porqués es una herramienta simple y efectiva para descubrir la raíz de un problema. Puede usarlo en la resolución de problemas y las iniciativas de mejora de la calidad.
Comience con un problema y pregunte por qué está ocurriendo. Asegúrese de que su respuesta esté basada en hechos, y luego haga la pregunta nuevamente. Continúe el proceso hasta llegar a la causa raíz del problema y pueda identificar una contramedida que evitará que vuelva a ocurrir.
Tenga en cuenta que este proceso de preguntas es el más adecuado para problemas simples o moderadamente difíciles. Los problemas complejos pueden beneficiarse de un enfoque más detallado, aunque el uso de 5 porqués aún le dará información útil.
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